Jak przygotować atrakcyjne materiały?

„Substytucja, nawet szczury to robią.” Ten podtytuł z podręcznika do ekonomii był jak powiew świeżego powietrza. Na pierwszym roku prowadzący ćwiczenia w każdym tygodniu zadawali nam mniej więcej stron litego, trudnego, naukowego tekstu do przeczytania i przyswojenia. Niektóre artykuły były napisane takim językiem, że nikt na roku nie cierpiał na bezsenność. Wystarczyło do poduszki kilka akapitów takiego naukowego bełkotu i spałeś jak zabity. Zupełnie innym doświadczeniem był Begg. Czerwona cegła w dwóch tomach z której uczyliśmy się podstaw ekonomii pozwalała na szybkie przeczytanie, zrozumienie i przyswojenie zadanego materiału. Nic dziwnego, że przestaliśmy chodzić na wykłady (były jak się domyślacie usypiaczem do kwadratu), choć nie bez wpływu była godzina wykładu. O osiemnastej w środy mieliśmy dużo ciekawsze zajęcia niż nudny wykład z ekonomii.

Często kiedy przystępuję do przygotowania materiałów, przed pierwszym pytaniem jakie sobie stawiam wspominam radosne studenckie życie jakie mi się pojawia to oczywiście pytanie po co?

Co jest celem szkolenia i w jakim celu potrzebujesz materiałów?

Ważne jest czy uczestnicy mają mieć na czym pisać swoje notatki czy może chcesz zostawić im pigułkę wiedzy, tak by mogli do tego wracać. A może chcesz by mieli oprócz notatek, też miłą oku i sercu pamiątkę. Możliwości jest wiele. Przyjrzyjmy się im szczegółowo.

Drukowane

Oczywiście mam tu na myśli zarówno materiały drukowane jak i w postaci cyfrowej. Sam jestem zwolennikiem podejścia hybrydowego. Czyli, podczas szkolenia długopis i pusty notatnik, natomiast wszystko to co Twoim zdaniem powinno się znaleźć w prawdziwym i drugim mózgu, umieszczam w postaci cyfrowej. Cyfrowa wersja materiałów ma tę przewagę nad drukowanymi, że nie zostanie zalana kawą, nie zje jej pies, roztargniony uczestnik nie zostawi ich w sali szkoleniowej czy w pociągu w podróży powrotnej. Digital ma jeszcze jedną zaletę, otóż możesz uzupełnić podręcznik o materiały które zostały przygotowane przez samych uczestników. Flipcharty pokryte kolorowymi notatkami z ćwiczeń grupowych.

Przy przygotowaniu własnych materiałów warto posiłkować się kilkoma podstawowymi prawidłami.

Po pierwsze stwórz materiały, które będzie można szybko przeczytać. Podziel je na krótkie części. Nie twórz ebooków ze ścianą tekstu. Niezwykle trudno się przez taką ścianę przechodzi. Właściwie się nie przechodzi. Bo sam widok zniechęca do przeczytania. Dlatego podziel tekst na wyraźne akapity. Możesz nawet między akapitami zwiększyć odstęp tak by tekst był czytelny.

Kolejny ważny punkt to lanie wody, a właściwie zapobieżenie laniu wody.

Weź pierwszy z brzegu akapit i policz słowa które w nim wykorzystałe-aś. Następnie napisz tę myśl raz jeszcze, ale przy założeniu że nie możesz użyć więcej słów niż połowy z pierwotnego akapitu. Oczywiście zachowując i sens i treść tego co chciałeś/aś powiedzieć. Zrób tak z każdym z akapitów i pozbądź się niepotrzebnych słów.

Dużą wartość dają ilustracje. Więc chwyć ołówek, kredkę czy flamaster i znajdź wizualne odpowiedniki najważniejszych punktów. Oczywiście jeżeli nie umiesz rysować, to nic straconego. Możesz zawsze posiłkować się zestawem kształtów, clipartów w programie do edycji czy znaleźć odpowiednie zdjęcie albo w ostateczności poprosić sztuczną inteligencję, żeby przygotowała Ci coś co się będzie nadawało. Nie zapomnij sprawdzić jakie prawa przysługują Ci przy wykorzystaniu cudzych materiałów. Warto się upewnić zawczasu niż potem bić się w pierś i w najlepszym razie przepraszać za pomyłkę a w najgorszym odpowiadać za kradzież intelektualną. Wiem, że Shawshank Ci za to nie grozi, ale może nie być miło.

Ściągawka

Na koniec każdego modułu umieść krótkie podsumowanie. Najlepiej będzie kiedy zrobisz to w punktach, w formie pytań, dzięki którym uczestnik będzie mógł powtórzyć i porządnie zapamiętać. Nie wiesz jak to zrobić? Zajrzyj do Begga, choć tak naprawdę, możesz chwycić pierwszy lepszy podręcznik do historii, biologii czy geografii ze szkoły podstawowej czy średniej. Autorzy tych bestsellerów do perfekcji opanowali sztukę podsumowań.

Większą partię tekstu możesz zakończyć krótkim quizem, albo odnośnikiem do portalu z kwizami (np. Quizlet)

Całość wyeksportuj do formatu PDF, lub ePub. Przetestuj rozdziały, linki i multimedia. Jeżeli wszystko działa to możesz umieszczać plik na swojej trenerskiej chmurze.

Podcasty

Jeżeli przygotowujesz materiały, do których uczestnicy mogą w późniejszym czasie wrócić, a są to na przykład mobilni handlowcy, albo inni w ciągłym ruchu pozostający magicy, zwykły pdf może być mało użyteczny. Dlatego warto zastanowić się jak przygotować materiał którego obsługa nie będzie wymagała rąk czy oczu. Trudno się skupić na czytaniu w telefonie, kiedy jednocześnie prowadzisz samochód. Podcasty są wówczas super rozwiązaniem. Oczywiście nie umieścisz tam żadnych materiałów, które będą przygotowane przez uczestników. No chyba, że będzie to szkolenie pt. Jak przygotować firmowy podcast. W każdym innym przypadku materiały audio, będą miały raczej walor edukacyjny niż sentymentalny, więc na tym się skupimy.

W takich audio pigułkach wiedzy możesz zawrzeć dokładnie to samo, co napisałeś czy napisałaś do materiałów drukowanych. Jest kilka elementów o uzupełnienie których warto się pokusić. Zwłaszcza jeżeli materiał jest przygotowany po to by utrwalić wiedzę zdobytą na szkoleniu. Nie rezygnuj z pytań w podsumowaniach poszczególnych modułów. W niektórych przypadkach, kiedy pytania mają charakter otwarty, a odpowiedź nie jest jedynie fragmentem wiedzy, a próbą wykorzystania owej możesz po dłuższej pauzie dołączyć przykładowe rozwiązanie. Nie jest to konieczne, ale warto się nad taką ewentualnością zastanowić.

Podczas nagrywania mów powoli i wyraźnie. Unikaj pośpiechu i zbyt szybkiego mówienia. Tak by słuchacze mogli łatwo zrozumieć to, co mówisz. Celebruj przecinki i kłaniaj się kropkom. Pytaj pytajnikiem i wzburzaj się wykrzyknikiem. Staraj się mówić wolniej niż mówisz zazwyczaj. Programy w których uczestnicy będą Cię odsłuchiwać, mają możliwość przyspieszenia więc jeżeli ktoś będzie chciał Cię przyspieszyć, a większość będzie miała taką ochotę nie będzie mogła Cie zrozumieć, co zakończyć się może skasowaniem plików z telefonu.

Nagrywaj krótkie fragmenty. Przygotuj dokładny spis treści. Tak by uczestnikom łatwo się nawigowało. By bez problemu trafili na materiał, który ich w danym momencie interesuje. W każdym z odcinków zaczynaj od przypomnienia kim jesteś co to za materiał i w którym miejscu uczestnik jest. „Cześć Witam Cię w szóstym odcinku szkolenia „Jak przygotować materiały szkoleniowe” Z tej strony Kuba Wądołowski i dzisiaj opowiem Ci o czym powinieneś powinnaś pamiętać przygotowując materiały audio.” Wypowiedzenie tych słów zajmuje 15 do 20 sekund.

Niezapomniane wrażenia

Każdy odcinek możesz, ale nie musisz rozpocząć krótkim dosłownie kilkusekundowym dżinglem. Może to być Twój znak rozpoznawczy. Jak taki dźwięk przygotować? W internecie znajdziecie mnóstwo banków dźwięków, gdzie za uiszczeniem stosownej opłaty możecie wybrać fragment o odpowiedniej dynamice i długości tak by wykorzystywać go w materiałach. Oczywiście zajrzyjcie do zapisów licencyjnych tak by mieć pewność, że w Waszej sytuacji możecie z tych dźwięków skorzystać. Jeżeli nie chcecie wydawać na to pieniędzy, albo czujecie się przytłoczeni ogromem możliwości, możecie też korzystając z takich programów jak Garage Band, skomponować sobie taki dżingiel samodzielnie. Tak wiem, zaraz mi napiszecie, że komponował to Chopin koncert fortepianowy, a nie Kuba podcastowy dżingiel, ale co tam. Raz się żyje.

No i oczywiście musisz to nagrać. Najlepiej zrobić to w profesjonalnym studio, zostawić materiał profesjonalnemu montażyście, który Cię profesjonalnie nagra, zmontuje i profesjonalnie wystawi za to fakturę. Jeżeli masz ten koszt wliczony w cenę Twojej usługi nie ma najmniejszego problemu by tak zrobić. Ale czasem zapominamy o tym na etapie budżetowania, i przypominamy sobie na etapie realizacji. I wtedy mamy do wyboru, albo zmniejszyć własny zysk, albo zrobić to metodą chałupniczą.

Zadbaj o dźwięk

Dobra jakość dźwięku to podstawa sukcesu. Wybierz ciche miejsce do nagrywania, z możliwie małą ilością hałasów dochodzących z zewnątrz. Pamiętaj że dobry mikrofon może znacznie poprawić jakość dźwięku. Warto też skorzystać z ułatwień które daje Ci komputer na którym pracujesz. W realizacji takich projektów bardzo przydaje się mi się mój MacBook Air. Izolacja głosu wycina niepotrzebne dźwięki otoczenia, a wspomniany już Garage Band pozwala na szybką i prostą edycję nagranego materiału.

Ostatni dylemat, to czytać, czy nie czytać? Oto jest pytanie. Jak to zwykle bywa jest szkoła warszawska i krakowska. Jeden podcaster powie czytać, drugi powie nie czytać. Rozumiejąc obie strony, sam wolę czytać przygotowany wcześniej tekst. Pozwala mi to na łatwiejsze wycięcie, różnych yyyy, aaaa czy ooo. To wymaga ode mnie dość precyzyjnego przygotowania tekstu, i uruchomienia zdolności aktorskich, oraz kilkukrotnego przeczytania materiału przed nagraniem. To wydłuża czas przygotowania materiałów, ale taki sobie wypracowałem mechanizm i póki co z niego korzystam. Oczywiście nie namawiam Cię do tego. Jeżeli czujesz, że wolisz pójść bardziej na żywioł, będziesz się z tym czuć lepiej, to OK. Pamiętaj jednak, że nie jest to pogawędka przy podkaście, materiał szkoleniowy, który ma mieć edukacyjną moc. Pamiętając o tym przystąp do nagrania.

Na koniec dwie rady, pierwszą słyszałem od kilku wujków Dobra Rada, wujka Marka Jankowskiego i wujka Jasona Hunta. Kiedy się pomylisz zanim zaczniesz mówić ponownie, klaśnij głośno w dłonie. To pomoże Ci znaleźć miejsca do korekty podczas montażu i zaoszczędzisz mnóstwo czasu. Drugi rada jest już moja, choć nie będę się upierał jeżeli usłyszysz ją u kogoś innego. Zanim zacznę mówić po włączeniu nagrywania, albo zanim wyłączę nagrywanie po zakończeniu mówienia liczę w myśli do pięciu. To samo robię wówczas kiedy po pomyłce zaczynam mówić na nowo. Nie ma nic gorszego podczas montażu kiedy Twój głos znienacka się pojawia lub znienacka znika. Trudno to dobrze zmontować, a ponowne nagranie może być utrudnione. Zwłaszcza kiedy nagrywałe/aś w mobilnym studio w Twojej szafie.

Wideo

Wideo jako uzupełniający materiał do szkolenia, może mieć dwojaki charakter. Albo jest pigułką wiedzy, którą wygłasza Twoja gadająca głowa na tle slajdu z prezentacji czy modelu 2D/3D/XD, albo jest fantastyczną pamiątką złożoną ze zdjęć, flipchartów czy nawet filmów nagrywanych przez Ciebie lub uczestników.

W pierwszym przypadku przygotowanie scenariusza przebiega dokładnie tak jak w przypadku materiałów drukowanych i przygotowań do nagrania podcastu. Dodatkowo przy materiałach wideo potrzebujesz slajdów z prezentacji. To akurat nie będzie dla Ciebie zbytnim problemem, jeżeli wcześnej przygotowałaś/eś prezentacje na szkolenie. Możesz wykorzystać ponownie te slajdy.

Samo nagranie możesz zrealizować na dwa sposoby. Możesz, przygotowawszy prezentację np. Apple Keynote wykorzystać funkcję Wideo na żywo, które pozwala Ci na umieszczenie na slajdzie Twojej gadającej głowy. Potem wystarczy już tylko kliknąć shift+cmd+5 i wybrać „Nagraj cały ekran” włączyć prezentację i przejść przez kolejne slajdy. Jeżeli nie masz takiej możliwości, możesz też skorzystać z platformy do prowadzenia spotkań online, takiej jak ZOOM czy Webex i tam taką prezentację nagrać.

Zarejestrowany materiał warto też pociąć na mniejsze fragmenty i zmontować. Tu podobnie jak w przypadku podcastów, możesz skorzystać z profesjonalisty, albo zmontować taki materiał w programie do montażu. Jeżeli montaż wideo nie jest Twoim głównym zajęciem to raczej zakup Final Cut Pro, czy Adobe Premiere nie jest na topie listy Twoich wydatków, ale już Da Vinci Resolve, czy Final Cut na iPada będzie w zasięgu Twojego budżetu. Do najprostszych zadań wystarczy też całkowicie darmowy iMovie.

Na pamiątkę

Drugim sposobem wykorzystania materiałów wideo, to pamiątka. Tu możesz wykorzystać całą swoją wyobraźnie. Taki film może zawierać zdjęcia i filmy zrobione podczas zajęć. Zwłaszcza jeżeli są to zdjęcia czy filmy robione przez uczestników. Ograniczeniem jest tylko Twoja wyobraźnia no i oczywiście budżet, choć nie na wszystkie klipy potrzebujesz hollywoodzkich sum. Wstawki z drona czy fotobudki muszą być uwzględnione w preliminarzu, ale już film poklatkowy ze stojącego w rogu sali smartfona nie wymaga od Ciebie ponadnormatywnych nakładów.

Odrębną kategorią są materiały przygotowane przez uczestników w ramach zadań grupowych. One spełniają podwójną rolę. Są jednocześnie fantastyczną pamiątką jak i mają walor edukacyjny.

Całość możesz zmontować w ulubionym programie do edycji wideo i udostępnić uczestnikom.

Aplikacja / Kurs Kohortowy

Kiedy masz już zaplanowane materiały cyfrowe musisz zdecydować jak to przesłać uczestnikom. Najprościej jest załączyć plik do mejla z podziękowaniem za udane spotkanie.

Zamiast pliku, możesz też stworzyć udostępniony folder na swoim dysku w chmurze i wrzucić do niego wszystkie przygotowane materiały. Jest to oczywiście bardziej użyteczna forma. Nie zaśmiecamy ludziom skrzynek dodatkowymi materiałami, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie jest to tylko pdf, ale inne, dużo więcej ważące multimedia.

Możesz też wszystko opakować w miłą oku i łatwą do konsumpcji formę aplikacji czy kursu kohortowego. Do materiałów dodajesz jeszcze funkcje społecznościowe dzięki czemu cała grupa może jeszcze przez długie tygodnie debatować o szczegółach. To z pewnością wpłynie pozytywnie na transfer kompetencji. Możesz wykorzystać do tego serwisy typu moodle, które są na rynku Kajabi czy Circle. Doskonale się do tego sprawdza.

Podsumowanie

Pamiętaj, że głównym celem materiałów szkoleniowych ma być wsparcie, przyspieszenie czy ułatwienie transferu kompetencji. Czyli cały czas realizujesz cel szkolenia. Natomiast forma może zależeć od typu szkolenia, od charakteru zadań jakie mają na codzień uczestnicy do spełnienia, może to być uzależnione od charakteru pracy uczestników, czy od materiału który chcesz utrwalić. Co nie przeszkadza również w tym, by takie materiały szkoleniowe, były narzędziem wyróżniającym Twoją ofertę i zwiększającym marżowość. O tym również nie zapomnij.

Na koniec powiedz jedną rzecz. Wyobraź sobie, że jesteś uczestnikiem szkolenia. W jakiej formie chciałbyś najbardziej dostać materiały. Daj znać w komentarzach.