Szkoleniowy rider

Przygotowanie do szkolenia to nie tylko drobiazgowe badanie potrzeb naszego klienta, czy szereg spotkań podczas których dopinamy szczegóły. To nie jest tysiąc pięćset sto dziewięćset mejli telefonów spotkań, przemówień i krótkich setek w windzie. Po całym teatrze dwóch aktorów rozpoczyna się przygotowanie do teatru jednego aktora. Czyli Ciebie. Poniżej zebrałem kilka szczegółów na które zwracam uwagę za każdym razem kiedy pojawiam się na szkoleniu. Oprócz samej listy postaram się również wytłumaczyć Ci dlaczego jest to dla mnie ważne. Oczywiście to co jest ważne dla mnie nie musi oznaczać automatycznie, że będzie to ważne i dla Ciebie. Nie musisz powtarzać wszystkiego. Wybierz to co pasuje Ci najbardziej, to co uważasz za zbędne odrzuć. Stwórz sobie swój własny rytuał. Drugi rytuał. Drugi wyjazdowy rytuał, który może różnić się od tego pierwszego codziennego całkowicie. Wszak grasz na wyjeździe. Inna szatnia inne boisko.

Spóźniony słowik

Dlaczego przyjeżdżam dzień wcześniej. Rzecz jasna nie zawsze tak jest. Jeżeli spełnionych jest kilka warunków na szkolenie jadę bezpośrednio z domu. Warunki są proste. Nie wszystkie muszą zaistnieć, ale napewno kiedy sala jest oddalona do 100 km, szkolenie jest prowadzone w siedzibie klienta, i/lub rozpoczyna się po 10.00, wówczas zdarza mi się, że nie jadę w to miejsce dzień wcześniej, tylko rano zjawiam się na godzinę lub dwie przed szkoleniem. 

Natomiast w innych przypadkach jadę dzień wcześniej. Warto o tym pomysleć podczas rozmów z klientem i albo uwzględnić to w cenie swojej usługi, albo wynegocjować pokrycie kosztów noclegu przez klienta. 

Powód dla którego chcę wcześniej dotrzeć jest chyba oczywisty. Zgodnie z prawem Murphy’ego zawsze może się coś zdarzyć. A to wypadek na drodze, a to zwykły korek. Lepiej jest mieć w zapasie te kilkanaście godzin, także po to by na spokojnie dojechać na miejsce. Niestety to dość mocno ingeruje w rodzinne zwyczaje, ale na szczęście moja rodzina już przyzwyczaiła się do tych popołudniowych pożegnań. 

Pole „bitwy”

Przed szkoleniem, najchętniej dzień wcześniej, aczkolwiek nie zawsze się to udaje, potrzebuję zobaczyć salę. Sprawdzam kilka rzeczy. Po pierwsze ustawienie, ale o szczegółach szepnę kilka akapitów poniżej. W drugiej kolejności sprawdzam gniazdka elektryczne i miejsce podłączenia do rzutnika, wielkość sali oraz akustykę (czy będę potrzebował wzmocnienia, osobiście preferuję szkolenia bez mikrofonu, ale czasami niestety jest taka potrzeba). Oprócz tego jak słychać lubię też wiedzieć jak widać. Czyli sprawdzam czy są okna, i na którą stronę świata wychodzą, czy mam do dyspozycji zaciemniające rolety, oraz jak ewentualnie nimi manipulować. Nierzadko w salach szkoleniowych mamy zaawansowany system zarządzania światłem. Predefiniowane sceny uruchamiane jednym kliknięciem. Sprawdzam jak pada światło, czy będzie przeszkadzać w oglądaniu tego co mam na slajdach. Prezentatcje zazwyczaj przygotowuję z ciemnymi fontami na jasnych tłach, ale czasami pracuję na materiałach dostarczonych przez klienta, i to co super wygląda u projektanta w wydrukowanym katalogu, lub na ekranie komputera w zaciszu gabinetów dyrektorów marketingu niekoniecznie może zdać egzamin wyświetlane na ekranie w dobrze nasłonecznionej sali, z rzutnika którego lampy pamiętają jeszcze rzutniki folii. 

Obraz wart jest tysiąc słów – cyfrowo

Skoro o rzutniku mowa to czas teraz na kilka słów o nim. I tutaj interesują mnie trzy rzeczy. Łączność, audio i wideo. Pierwsza rzecz, to połączenie. Najwygodniej jest na salach w których do rzutnika, czy telewizora podłączone jest Apple TV bądź inny system połączenia bezprzewodowego. Wówczas nie potrzebna jest żadna wyjątkowa konfiguracja. Wystarczy połączyć się z ekranem i wyświetlić prezentację czy inne materiały. 

Niestety w wielu salach szkoleniowych mamy do dyspozycji stary wysłużony rzutnik. Na szczęście rzadko zdążą się by był na tyle stary, by oprócz ledwo dychającej lampy miał jedynie wyjście VGA. Większość rzutników z jakimi mam do czynienia to sprzęty z którymi można połączyć się przez złącze HDMI, ale niestety nie w każdym miejscu możemy z HDMI korzystać w pełni. Wideo oczywiście działa, ale audio nie. Czasem na sali znajdzie się dodatkowy sprzęt, którym ogarniemy audio, ale nie jest to standardem. Wówczas musimy polegać na głośnikach w laptopie. Ja choć głośniki w laptopie mam całkiem solidne, ze względu na umiejscowienie wożę ze sobą dodatkowy głośnik. 

Obraz wart jest tysiąc słów – analogowo

Flipchart kolejne ważne narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie pracy, zwłaszcza w ćwiczeniach grupowych. Oprócz samego stojaka i papieru warto zadbać o zestaw markerów w różnych kolorach. Standardowo możecie się spotkać z 4 elementowymi zestawami. Czarny, czerwony, niebieski i zielony. Ale jeżeli pogrzebiecie w Internecie można dostać w rozsądnej cenie markery we wszystkich jakie wam przyjdą do głowy kolorach. Flipchartu używam do poinformowania uczestników o harmonogramie, piszę na nim pytania do rundki zapoznawczej, wykorzystuję przy burzy mózgów, oraz przy ćwiczeniach grupowcygc. Jeżeli Twoje szkolenie w dużej mierze opiera się na pracy na flipcharcie zadbaj o to by były one widoczne przez cały czas szkolenia. Patentów na to jest kilka. Po pierwsze możemy użyć gumy do flipchartów, natomiast warto dopytać się obsługi czy można to robić. Niestety ta guma zostawia brzydkie tłuste plamy na ścianie, których się nie da łatwo wyczyścić. W niektórych miejscach poradzono sobie z tym problemem montując poziome metalowe listwy na których przy pomocy magnesów możemy zawiesić wypełnione kartki. 

Polecam gorąco używanie różnych kolorów i ubarwianie poszczególnych kartek tematycznymi symbolami. Żarówka, ludziki, filiżanka gorącej kawy, czy ludziki wszelkiej maści. Są to proste kreski i nie trzeba być super utalentowanym plastycznie by wstawiać takie elementy. Można robić to zarówno markerem jak i pastelami, które są dostępne w każdym sklepie papierniczym.

Na koniec sesji zarejestruj komórką wszystkie flipcharty i umieść zdjęcia w raporcie/materiale dla uczestników podsumowującym szkolenie.

Labirynt

Obsługa w hotelach przyzwyczajona jest do ustawienia w podkowę czego ja niespecjalnie jestem zwolennikiem. Zwłaszcza w sytuacjach kiedy uczestnicy będą robić notatki, muszą mieć gdzie oprzeć łokcie i swobodnie pracować. W niektórych miejscach, np na uczelniach, można skorzystać z przymocowanych do krzesełek blatów, ale jest to niesamowicie niewygodne rozwiązanie. Kiedy do podkowy złożonej z samych krzeseł dodamy stoły sytuacja wygląda już trochę lepiej, ale cierpieć będzie na tym mobilność. Zarówno twoja jak i uczestników. Najzwyklejsze losowanie do pracy grupowej może się zamienić w wyprawę na Mont Everest. 

Dlatego, bez względu na to czy uczestnicy pracują ze sprzętami czy ze zwykłymi papierowymi notesami preferuję układ wyspowy. Kilka stolików rozstawionych po całej sali, 4 do 5 osób przy stoliku. To pozwala na łatwy wybór miejsca na początku, połączenie się w grupy znajomych. Ale też ułatwia nam przegrupowanie i stworzenie całkowicie losowych zespołów. 

Piszę o tym w tym poście, bo zdarza mi się, może niespecjalnie regularnie ale na tyle często, by zapadło mi w pamięć, złe ustawienie sali i za każdym razem argument w stylu „ale tak mieliśmy powiedziane”. Jeżeli jesteś wcześniej masz szansę zmienić to gładko. Kiedy wpadasz na chwilę przed szkoleniem takiej szansy mieć nie będziesz. 

Internet czy interniet

Ktoś mógłby powiedzieć, że to sprawa nieistotna, że wręcz szkodliwa. Udostępnienie WiFi uczestnikom spowoduje, że nie wyjdą ze swoich social mediów. Cóż. Jeżeli nie zachęcisz uczestników do aktywnego uczestnictwa, być może problem nie będzie leżał w internecie tylko w niewystarczająco zbadanych potrzebach i źle przygotowanym szkoleniu. WiFi będzie tylko gładką do przyjęcia przez Ciebie wymówką, że to nie Ty tylko oni tu zawinili. Poza tym dzisiaj w każdej komórce jest dostępny Internet. Czasami nawet w dużo lepszej kondycji niż ten z hotelowego WiFi. Kiedy więc potrzebna jest dobra kondycja sieci? Kiedy zaplanowałeś ćwiczenia w stylu jigsaw. Czyli uczestnicy podzieleni na grupy muszą odnaleźć potrzebne im informacje. Trudno oczekiwać, że którykolwiek z uczestników zechce podzielić się z Tobą swoim prywatnym dostępem do netu. Nawet jeżeli nic go to nie będzie kosztowało. Nierzadko zdarza się pytanie, od publiczności do prowadzącego, na które odpowiedź nie musi być jednoznaczna i nie drzemie w Twojej głowie, więc sięgnąć do niej potrzebujesz. Bez netu, nie dotrzesz do katalogów na sieciowo chmurowych dyskach. Zdarzają się też materiały szkoleniowe, prezentacje w szczególności, z wklejonymi odnośnikami do filmów wszelakich. Niestety nie będziesz mogła ich odtworzyć jeżeli nie będziesz mieć dostępu. 

Dlaczego warto to sprawdzić po przyjeździe, ano dlatego, że niektóre hotele prowadzą dość dziwną politykę. W ofercie którą dostajecie jest oczywiście wpisany Internet o niebotycznych prędkościach, czasem nawet symetryczny, po czym po Twoim przyjeździe, pan, albo pani obsługująca sale szkoleniowe daje Ci dostęp do publicznej sieci hotelowej, prędkości żółwia i stabilności słonia w składzie porcelany. Nieważne, że potrzebujesz sieci która udźwignie streaming, czy transmisje na żywo. Internet jest internet i nie ma co wydziwiać. Jak to mierzyć? Bardzo prosto. Od lat korzystam z serwisu SpeedTest. Kiedyś tylko w przeglądarkach dzisiaj dostępna również jako aplikacja mobilna.

Kawa

Sprawa z kawą jest prosta, aczkolwiek kiedyś spotkała mnie nieprzyjemna niespodzianka i od tej pory zawsze upewniam się czy moja wizja przerw kawowych jest spójna z wizją hotelu. 

Zaczęło się całkiem niewinnie. Przerwa pojawiła się o 9:30 na pól godziny przed rozpoczęciem szkolenia. Na salę wszedł menedżer, przywitał się ze mną przedstawił się, wymieniliśmy się telefonami (gdybym potrzebował pomocy), poinformował mnie że obiad o 13, a kawa i ciastka czekają na nas przed salą. Podziękowałem i wróciłem do ostatnich przygotowań przed warsztatami. Szkolenie się rozpoczęło, kilka osób zdążyło wziąć sobie kawę i ciastko. Jak się później okazało, byli największymi szczęśliwcami tego dnia, ponieważ kiedy mniej więcej półtorej godziny po rozpoczęciu wysłałem towaarzystwo na kawę, okazało się, że kawy nie ma, że ciastek nie ma, nic nie ma. Z początku myślałem, że ktoś się pomylił i wygłodniali uczestnicy sąsiedniego szkolenia poczęstowali się naszymi ciastkami, ale pan menedżer szybko wyprowadził mnie z błędu mówiąc. 

– Nie nie doszło do żadnej pomyłki. Sprzątnęliśmy przerwę kawową sami.

– Ale czemu? Przecież szkolenie kończymy dopiero o 17? Skąd ten pośpiech?

– Nie rozumiem, o jakim pośpiechu pan mówi. To całkowicie normalne działanie. 

– Jak to normalne? Wystawiacie przerwę na półgodziny przed rozpoczęciem i sprzątacie pół godziny po rozpoczęciu? Co to za zwyczaje?

– Normalne, proszę pana. Wszyscy tak robią.

– Nie panie menedżerze kochany. Nikt tak nie robi. Proszę o ponowne ustawienie przerwy…

Kawa pojawiła się na nowo, ale dopiero kiedy uruchomiłem drugą instancję, czyli zadzwoniłem do dziewczyny która zarządzała szkoleniami z ramienia firmy dla której wówczas prowadziłem warsztaty. Ona skontaktowała się z przełożonym pana menedżera kochanego i ten jak niepyszny musiał stawiać ciastka na nowo. 

Nigdy wcześniej, ani nigdy później nie spotkałem się na szczęście z taką sytuacją, ale kto pracował w szkoleniach ten się w cyrku nie śmieje. Zawsze można trafić na służbistę.

Polak zły póki głodny 

Kuchnia to sprawa prosta, aczkolwiek niezwykle ważna z punktu widzenia ewaluacji. Szkolenie może być nie na temat, za długie, za krótkie, prowadzący może okazać się dyletantem i na to wszystko uczestnicy mogą przymknąć oko. Jest jednak jedna rzecz, której uczestnicy Ci nie wybaczą. Słaby obiad. 

Oczywiście nie jesteś w stanie zaspokoić gust wszelakich. Jeżeli ktoś nie lubi rosołu, albo jarzynówki, woli schabowego od mielonego tutaj zbytnio nie podziałasz. NAtomiast to co należy sprawdzić i to dość wcześnie, to możliwości kuchni w obszarze dań wegetariańskich i wegańskich. Po pierwsze sprawdź wcześniej czy jest taka opcja. Czy aby przygotowanie dania bezmięsnego będzie polegało na wyjęciu kawałków mięsa z zupy i podaniu większej porcji ziemniaków/kaszy i surówki zamiast sztuki mięsa. Druga rzecz niezwykle istotna to proste pytanie rzucone w eter przed rozpoczęciem szkolenia kto winszuje sobie wegetariański posiłek. To pomoże Ci uniknąć żenujących sytuacji podczas przerwy obiadowej, no i smutnych wpisów w ankiecie. 

Inną sprawą, którą warto rozpoznać to sposób podawania. Albo klasyczna wydawka, albo szwedzki stół. W pierwszym wypadku godzinna przerwa obiadowa może być wykorzystana niemal do ostatniej minuty. Wszystko zależy o liczebności grupy, liczby grup i przepustowości ekipy na kuchni, natomiast, nie liczyłbym wówczas zbyt optymistycznie na krótszą przerwę. 

Rzecz której Ci nie życzę, to spóźnienie po przewie obiadowej, spowodowane kolejką w pobliskim mcDonaldzie. 

Pracownicy techniczni i pracownicy obsługi

W tym punkcie powiem coś co jest oczywistością. Może zabrzmi to banalnie, ale widziałem wielu trenerów i wiele trenerek, które o tej prawdzie zapomnieli. 

Dzięki pracownikom obsługi, sprzątaczom i sprzątaczkom, kelnerkom i kelnerom, pracownikom technicznym, boyom hotelowym i ludziom z recepcji, możesz dowieźć uczestnikom szkolenia usługę na najwyższym poziomie. Zatem szanuj tych ludzi. Powiedz im dzień dobry, gdy wchodzisz na salę. Podziękuj po sprzątnięciu filiżanek i talerzyków w trakcie przerwy obiadowej. Poproś uprzejmie o dodatkowy przedłużacz, albo brakujące krzesła. Kiedy okaże się, że sala nie jest przygotowana zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, zapytaj i poproś o pomoc w prawidłowym ustawieniu, zaoferuj swoją pomoc, by było szybciej. Nie musisz zachowywać się jak książę udzielny, czy królowa angielska. Korona Ci z głowy nie spadnie, a szacunek okazany pracownikom obsługi wróci do Ciebie z pewnością. 

Piszę to bo widziałem za dużo sytuacji po których wstydziłem się, że ja też jestem szkoleniowcem. 

Podsumowanie

Tak oto brzmi 8 prostych zasad, według których spędzam ostatnie 12 godzin przed rozpoczęciem warsztatów. Nigdy nie myślałem o nich w kategoriach instrukcji obsługi, ale to są tematy, które zawsze pojawiają się w mojej praktyce. A jak wygląda to u Ciebie? Czy jest coś co robisz, a ja nie wymieniłem tego w mojej liście. Może to co robię ja nigdy nie przyszło Ci do głowy? Czy jest coś co zaczniesz robić? A może jest coś co przestaniesz. Daj znać w komentarzu tutaj lub na Facebooku, Instagramie czy Xsie