7 wyzwań szkolenia online

Wydaje się, że szkolenia online to lepsza opcja od tradycyjnych – są tańsze, krótsze i bardziej dostępne, jak owocowe czwartki w biurze. Niestety, innowacje eliminują stare problemy, ale tworzą też nowe, jak zepsute jabłka w koszu z owocami.

Wyobraź sobie, że stoisz przed wirtualną klasą, otoczony jedynie pikselami i ikonami zamiast żywymi twarzami. Twoim zadaniem jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale i zainspirowanie uczestników, pobudzenie ich do działania i utrzymanie uwagi przez cały czas trwania szkolenia. Wydaje się to trudne? Rzeczywiście, szkolenie online niesie ze sobą wyjątkowe wyzwania. Jednak z odpowiednim podejściem i narzędziami możesz zamienić te wyzwania w okazje do jeszcze bardziej efektywnego nauczania.

Słuchajcie możemy się spotkać na krótki spacer – powiedział Piotrek –  ale ja tutaj muszę posłuchać – rzucił niedbale wyciągając słuchawkę z ucha i machając nią kilkakrotnie. 
– Co to za ustrojstwo – zapytała Monika
– A to nic właśnie mam zajęcia na moich podyplomowych.
– OK, a to nie musisz być na uczelni?  – myślałam, że podyplomówki są już po staremu.
– Nie, znalazłem takie na których musiałem odbębnić jedynie inaugurację i pojadę po dyplom. Reszta jest przez Internet. Dużo ludzi z całej Polski. Łatwo skończyć. I tak najważniejszy jest papier. Potrzebuję do awansu. Firma finansuje. Zajęcia w domu. Do zaliczenia wystarczy napisać pracę, więc układ jest idealny. OK bądźcie teraz cicho, bo muszę odpowiedzieć na kilka pytań. Tak pani profesor. Moim zdaniem…

Brak kontaktu wzrokowego z uczestnikami 

Zacznijmy od kontaktu wzrokowego. Utrzymywanie kontaktu na sali jest elementarzem prowadzenia szkoleń czy wygłaszania prezentacji. Korzyści z nawiązania kontaktu wzrokowego są obopólne. Uczestnicy wiedzą, że biorą udział w spotkaniu z żywym człowiekiem. A prowadzący wie, że nie przynudza. Podczas szkolenia onlinowego pojawiają się, aż dwie przeszkody. Pierwsza to kamera. Nie każdy się kwapi do tego by włączyć kamerę podczas szkolenia. Czasami nawet nie wiemy czy po drugie stronie lustra, siedzi Alicja i zagryza ciasteczko na zmianę z łykiem napoju z buteleczki, czy jest ciemność kieszeni w spodniach w której mieści się telefon. Jednak kiedy już kamera jest włączona, uczestnicy by utrzymywać kontakt wzrokowy musieliby się wpatrywać w kamerę, a oni wszyscy spoglądają na ekran. Gdzie w najlepszym razie widzą nas i nasze slajdy, a w najgorszym raport który muszą wysłać do szefa, albo co gorsza ścianę na swoim profilu social media. 

Jak temu zaradzić? Jeżeli organizacja nie wprowadziła restrykcyjnej polityki włączonych kamer, pozostaje Ci Twój urok osobisty. Zajmujesz się prowadzeniem szkoleń czy przemawianiem, to z pewnością uroku Ci nie brakuje. W grę wchodzą wszelkiego rodzaju zachęty. Oraz dobry przykład. Chcesz by uczestnicy mieli włączone kamery, sam również je włącz. Postaraj się by grupy warsztatowe były małe. Tak byście mogli widzieć się wszyscy na jednym ekranie. W ostateczności pogódź się z potrzebą ukrycia swojego wizerunku, ale w zamian aktywizuj uczestników głosowo, na czacie, lub za pomocą emotikonek, czy reakcji. Aby utrzymać kontakt wzrokowy z uczestnikami możesz też skorzystać z możliwości prezentowania Cię przed slajdem, jaką daje wiele platform webinarowych, np. Webex. Do dyspozycji masz też Wideo na żywo, czyli funkcjonalność w programie Keynote, w której możesz wstawić do slajdu stream z kamery, lub z iPhone’a lub iPada. 

Szybkie zmęczenie materiału 

Drugi problem, z którym musisz sobie poradzić to szybkie zmęczenie materiału. Wbrew pozorom godzinny monolog na siedząco przy zamkniętych oknach w małej sali może wymęczyć bardziej niż kilka godzin na nogach na sali. W online nie możesz pracować przestrzenią. Nie masz możliwości rozruszać towarzystwo mówiąc raz z jednej, raz z drugiej strony. Długotrwałe siedzenie wpływa negatywnie na nasz organizm. 

Jest kilka rzeczy, którymi możemy zapobiec tym problemom. Wymienię je w całkowicie przypadkowej kolejności i nawet jeżeli wydają Wam się z początku dziwne to nie odrzucajcie tych pomysłów od razu, dajcie sobie chwilę na przemyślenie koncepcji. Pierwszy pomysł to biurko do pracy na stojąco i bieżnia, którą wstawiacie pod biurkiem. Całkowicie zmienia optykę pracy i wspomaga profilaktykę zakrzepicy, żylaków i innych problemów krążeniowych. Innym sposobem na wybicie się z biurkowej stagnacji jest zastąpienie fotela nadmuchiwaną piłką. Wiecie, taką piłką, na której każą ćwiczyć ciężarnym kobietom na szkole rodzenia. Ten manewr z kolei wspiera nasz kręgosłup. Jeżeli nie mamy przestrzeni do tego by wstawić do naszego kącika biurowego bieżni i nie bardzo się nam uśmiecha gibanie na piłce, zawsze zostaje częsta zmiana miejsca nadawania. Raz z sypialni, raz z gabinetu, raz z kuchni, salonu a w ciepłe dni z balkonu tarasu czy podwórka. W ostateczności zostaje nam robienie częstych przerw i korzystanie z dobrodziejstw nowoczesnych technologii. Jednym z miar/czynników/ niewiem jak to nazwać które mierzy Apple Watch, z którego korzystam jest parametr na nogach. Jeżeli prowadzimy siedzący tryb życia to informuje nas co godzina, że pora wstać. 

Zbyt dużo mówisz, za mało słuchasz 

Kolejnym problemem  jest niekorzystne ratio między ilością mówienia i aktywności. W szkoleniach offline, w starej dobrej przedpandemicznej szkole głównym zadaniem prowadzącego było teoretyczne wprowadzenie do tematu oraz moderowanie aktywności. Niestety w przypadku szkoleń online ta proporcja mocno się zachwiała. Cofnęliśmy się do czasów kiedy to wykład był głównym narzędziem nauczycielskim, a aktywności uczniów były niewiele znaczącą awangardą. Wymysłem niewielkiej grupy dziwaków, którzy tymi diabelskimi praktykami zagrażali autorytetowi nauczyciela. Tu rozwiązania są dwa. Jedno kosmetyczno-techniczne, a drugie wywracające stolik z kartami. Zacznę od tego lżejszego. 

Aktywności, aktywności i jeszcze raz aktywności. Staraj się zaprojektować szkolenie tak, by jak najwięcej się działo po stronie uczestników. Mogą to być dyskusje moderowane na czacie, lub na żywo. Mogą to być różnego rodzaju ankiety. Czy klasyczne z pytaniami zamkniętymi lub otwartymi, czy też tak zwane chmury tagów. Zamknięte quizy możesz robić dowolnie, natomiast pytania otwarte i wpisywanie słów w chmurę to aktywności, które mogą Cię zaprowadzić na manowce. Zwłaszcza gdy efekt pracy widoczny jest na ekranie w czasie rzeczywistym, masz bardzo dużo ludzi w grupie i spora część z nich jest bądź czuje się mocno anonimowo. Wówczas w najspokojniejszego człowieka wstępuje diabeł i pojawiają się słowa których nikt nie chce widzieć podczas spotkania. To nie muszą być wcale słowa ogólnie uznane za obraźliwe czy wulgarne, wystarczą niepochlebne opinie o produkcie który prezentujesz, lub niezbyt miłe słowa o Tobie. To psuje nastrój wybija z rytmu i wprowadza niepotrzebne zamieszanie. Do innych sposobów urozmaicenia szkoleń przez internet to wszelkiego rodzaju prace grupowe. Na przykład praca na współdzielonej prezentacji czy w pliku tekstowym. Możesz też podzielić uczestników na mniejsze grupy w których będą pracować o dzielnych pokojach. Już chciałem przejść do kolejnego punktu, a uświadomiłem sobie, że nie powiedziałem o drugim sposobie na zmęczenie materiału. 

Drugi sposób to mała rewolucja w szkoleniach online. Może bardziej pasowałoby tu zamiast słowa rewolucja, słowo kontrreformacja. Otóż część teoretyczną zaplanuj w postaci materiałów wcześniej przygotowanych, nagranych i zmontowanych. Przygotowanych do asymetrycznej konsumpcji w dowolnym miejscu i czasie, a część praktyczną, warsztatową zaplanuj po staremu. W sali konferencyjnej w biurze czy w sali szkoleniowej w hotelu. 

Brak kontroli nad pracą poszczególnych grup

Praca w grupach to jeden z najbardziej skutecznych sposobów pracy szkoleniowej. Oczywiście musimy zadbać o kilka szczegółów. Znaczenie ma wielkość i różnorodność grupy, ciekawe ale proste i związane z rozwijaną kompetencją zadanie. I małe grupy w których trudno będzie się schować leniuchom. Tu niestety nie ma idealnych rozwiązań. Na sali widzisz, które grupy pracują, a które nie. Kiedy dzielisz grupę na dwa mniejsze zespoły to z pomocą może przyjść rozważenie kotrenera, ale przy więskszej liczbie grup, kolejny trener zatrudniony tylko po to by „pilnować” grupy w trakcie breakout roomów może być słabo finansowo spinającą się koncepcją. Z drugiej strony możesz też zalogować się na sesji na tylu sprzętach (komputerach, smartfonach, tabletach) ile planujesz uruchomić grup, no ale to też nie jest idealnym rozwiązaniem. 

To co może tu odrobinę pomóc, to delegowanie twoich trenerskich uprawnień poprzez wyznaczenie konkretnej osoby to pełnienia funkcji sekretarskich. 

Brak kontroli nad uwagą i zaangażowaniem uczestników

Szkolenia to nie jest fucha dla kogoś kto nie jest w stanie zaakceptować faktu, że podczas procesu uczenia nie będzie miał kontroli nad wieloma aspektami. Praktycznie żadnej. Można powiedzieć nawet, że kontrola nad procesem szkoleniowym to niewielki element wielkiej całości. Jest jednakże jeden obszar nad którym prowadzący szkolenie powinien, czy powinna mieć kontrolę. Uwaga i zaangażowanie uczestników. Jest ona bowiem nierozerwalnie powiązana z efektami szkolenia. To uwaga i zaangażowanie odpowiadają w pierwszej kolejności za to czy szkolenie może przynieść efekt czy nie. Oczywiście nie jest to jedyne kryterium, ale kryterium otwarcia. Bez zaangażowania nie możemy marzyć o wdrożeniu. Kontakt wzrokowy i kontrola nad tym czym w trakcie szkolenia zajmują się nasi uczestnicy w dużej części pozwala nam na korektę programu kiedy uwaga się wygasza i zaangażowanie słabnie. To co jest widoczne i łatwe w szkoleniach na sali, trudne jest do uchwycenia podczas szkoleń online. Uczestnik zawsze może się schować za wyłączoną kamerą. Nawet kiedy znajdziemy sposób na to by kamera zawsze była włączona, to uwaga naszego uczestnika może być skierowana zupełnie gdzie indziej. Dokumenty dla klienta, raport dla szefa, prezentacja na zakończenie kwartału, czy po prostu przeglądanie Internetu i scrollowanie social mediów. Tym będzie się zajmował nasz uczestnik, a my nawet nie będziemy o tym wiedzieli. My zobaczymy wzrok w ekran wbity w oczywiście włączonej kamerze, ale to co znajduje się na ekranie, będzie już poza naszym zasięgiem. 

No dobrze to co w takim razie robić? Aktywizować, aktywizować i jeszcze raz aktywizować. Do dyspozycji macie szereg narzędzi. Od rzuconego pytania w eter przez czat na którym prowadzimy dyskusję. Niektóre platformy mają wbudowane lub zintegrowane szereg dodatkowych funkcjonalności. Reakcje na Webexie są jedną z nich. Kciuk w górę, w dół, żółw czy pędzący królik, razem z serduchem dopełniają kolekcji. Niektóre reakcje, po włączeniu kamery nie wymagają stukania w klawiaturę czy klikania myszką. Wystarczy umieść kciuk czy zamachać odpowiednio długo, by Webex rozpoznał co robimy i dał temu upust na sesji. 

Innym sposobem jest wykorzystanie zintegrowanych narzędzi. Ankiety, tablice, quizy, chmury tagów i tym podobne wynalazki. W gr wchodzą również prace w grupach na współdzielonych plikach. Keynote, Pages Word, czy Miro lub Freeform. 

Pokusa skalowalności warsztatów

Kiedy nadchodzi zmiana, jesteśmy pełni obaw. Zazwyczaj ci, którzy dokonują zmian. Ci na górze. Z różnych przyczyn, czasem uzasadnionych czasem nie, nie dzielą się ani prawdziwymi powodami zmiany, ani planowaną marszrutą. Więc nie zawsze wiemy co nas czeka i nie zawsze wiemy czy to co się zadzieje po drugiej stronie będzie dobre. 

Zazwyczaj jest trochę dobre i trochę nie dobre. I po naszej myśli i jej wbrew. Praca zdalna w pandemii okazała się dla wielu z nas korzystna, bo nie kurek z kasą nie zakręcił się na maksa. Mogliśmy nadal kontaktować się z klientami, przeprowadzać szkoleniowe aktywności i wypełniać dni spotkaniami online. Było to inne, było odrobinę przerażające, ale szybko się przystosowaliśmy. Polubiliśmy się z Webexem czy Zoomem, zaakceptowaliśmy fakt, że szkolenia nie będą już trwały 8, a maks 4 godziny. Myślę, że każdemu szkoleniowcowi i każdej szkoleniowczyni nie przeszkadzało to, że nie trzeba już jechać 500 km w jedną stronę by przeprowadzić szkolenie. Czasami brakowało fajnych i smacznych obiadów. Zwłaszcza w niektórych lokalizacjach. Ale całościowo byliśmy raczej zadowoleni. Więcej czasu w domu, mniej za kółkiem czy w pociągach. Mniejsze koszty. Naszym zleceniodawcom, też ten układ się spodobał. Oczywiście nikt nie miałby nic przeciwko obniżeniu budżetów szkoleniowych. Wszak sale, hotele, catering i koszty delegacji to nie są groszowe wydatki. Niestety wraz ze zrozumiałym obcięciem kosztów logistycznych pojawiła się pokusa wprowadzenia zmian w merytoryce szkoleń. Skoro wcześniej na jednego trenera przypadało około 12-15 uczestników, nic nie stoi na przeszkodzie by postpandemiczne szkolenia przeprowadzać w grupach kilkudziesięcio i więcej osobowych. Cały sieć sprzedaży złożona dwunastu 10 osobowych zespołów załatwiona jednym szkoleniem. Dla etatowca super sprawa mniej szkoleń mniej jeżdżenia, kasa ta sama. Natomiast trener na dłuższej smyczy, freelancer wszyscy wynagradzani od dnia niespecjalnie zachwycili się tą zmianą. 

Cóż na to poradzić? Ano niewiele. Musimy się z jednej strony pogodzić, że szkolenia, zwłaszcza w swej teoretycznej części będą ewoluowały do bardziej zautomatyzowanych form. Asynchroniczne kursy na platformach szkoleniowych, podcastowe pigułki wiedzy, krótkie kursy e-learningowe, czy screencasty, rolki i inne formy wideo przejmą część teoretyczną szkoleń. Co nam pozostaje zapytacie? Ano teoria teorią, ale trzeba ją zastosować w praktyce. A praktycznych szkoleń nie zastąpi póki co nawet najbardziej kumaty robot. Możemy znać wszystkie modele przeprowadzania rozmów coachingowych z pracownikiem, możemy wiedzieć jakie są poszczególne etapy rozmowy sprzedażowej i znać różnice między pytaniami zamkniętymi i otwartymi, możemy wiedzieć w którą stronę przesunąć dźwignię na wyszukanej maszynie do robienia ping, ale jak nie przećwiczymy tego w praktyce. W bezpiecznym i zamkniętym środowisku testowym. Jeżeli szefostwo zmusi nas do testów na produkcji wówczas cały nasz plan trafi do kosza. Jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest podział treści do nauczenia na teoretyczne kursy przez Internet. Na żywo, albo asynchronicznie i praktyczne ćwiczenia. Warsztaty z prawdziwego zdarzenia. Zero gadania. Samo mięsko.

Trudność w skutecznym przeprowadzeniu warsztatów umiejętności.

Prowadząc szkolenie online za pomocą platformy takiej jak Webex, Zoom czy inne możemy skutecznie przeprocesować wiele projektów edukacyjnych. Tak jak wspominałem wyżej programy których celem jest zdobycie wiedzy, czy też poszerzenie dotychczasowej, szkolenia online możemy przeprowadzać dowolnie. Kiedy w grę wchodzą umiejętności, wówczas narzędzie to przestaje się sprawdzać. Jeżeli nie jest to szkolenie z pisania materiałów marketingowych, albo z przeprowadzania rozmów telefonicznych, czy prowadzenia komunikacji mejlowej, czy też szkolenie na którym mamy nauczyć się posługiwania się konkretnym programem biurowym, graficznym, muzycznym, biznesowym czy innym, wówczas trudno jest skutecznie wyszlifować umiejętności naszych uczestników. 

Kiedy w grę wchodzą programy rozwijające nasze umiejętności psychospołeczne. Szczególnie gdy chodzi o zarządzanie zespołem, sprzedaż, negocjacje czy jakiekolwiek szkolenie zahaczające o komunikację. Wówczas Internet staje się bardziej przeszkodą niż ułatwieniem. 

Wyobraźcie sobie scenkę sprzedażową w sklepie odzieżowym realizowaną przez Zoom? Wyobraźcie sobie rozmowę rozwojową z informacją zwrotną przez Webexa. Ok możecie powiedzieć, że przez ostatnie lata rozmowy takie były właśnie przez komunikatory przeprowadzane. No ale świat pandemii odszedł, póki co, w niebyt więc i wróciliśmy do starych zwyczajów, do oldskulowych kontaktów osobistych. 

Co w takim wypadku możemy zrobić? Po pierwsze na nowo zaprojektować szkolenia. Jeżeli firma zainwestowała w e-learning czy platformy typu Zoom i Webex, wykorzystajmy je do przygotowania teoretycznej części szkolenia. Dostarczmy uczestnikom podręczniki i zeszyty ćwiczeń. Przygotujmy ich na nadchodzące warsztaty offline. Przedstawmy precyzyjnie czego się może po nas spodziewać. I przygotujmy środowisko testowe tak, by w największym stopniu odzwierciedlało rzeczywistość. 

Może się oczywiście również zdarzyć, że i warsztaty umiejętności będziemy musieli przeprowadzić online’owo. Nie polecam, tego rozwiązania, aczkolwiek widzę jedno wyjście z takiej sytuacji. Czyli przeprowadzanie ćwiczeń sytuacyjnych, tych znienawidzonych przez jednych i ukochanych przez innych scenek, w parach wedle ściśle przygotowanego przez was scenariusza i zarejestrowanie takiej rozmowy rozwojowej czy sprzedażowej na wideo. Może być telefonem. To nie musi być idealny klip. Ważne by było widać i słychać wyraźnie obie osoby. Taki plik ląduje potem u was na email albo na korporacyjnej platformie szkoleniowej. A wam pozostaje już tylko obejrzenie tych 120 rozmów, wskazanie dobrych stron i obszarów do poprawy dla każdego z uczestników. Oczywiście są tego lepsze i gorsze strony. Na pewno czas jaki możecie poświęcić analizie każdego z przypadków wpływa pozytywnie na feedback jaki przygotujecie. Niestety tracicie efekt świeżości i pamięć emocji jakie obecne były w głowie studenta. To może osłabić nasza informację zwrotną.

Podsumowanie

Pandemia wywróciła świat szkoleń do góry nogami. To już drugi tak duży czynnik wywracający stolik szkoleniowy w Polsce na przestrzeni ostatnich trzydziestu lat. Powoli wracamy do rzeczywistości postpandemicznej. Nie wszystkie innowacje zostaną z nami na dłużej, ale spora część napewno. Musimy zastanowić się, które z nich będą z nami na dłużej, które jesteśmy w stanie zmienić, a do których musimy się przystosować. Taka to już nasza przedsiębiorcza dola.