Jak dobrać metody

To była mała sala konferencyjna. Mimo, że biurowiec stał przy ruchliwej ulicy okna sali do której recepcjonistka zaprowadziła Magdę wychodziły na wewnętrzne patio. Zbliżała się czternasta a słońce oświetlało jedynie wierzchołki klonów rosnących za oknem. Sala nie była zbyt duża. Na środku stał stół. Czarny i matowy. Magda bała się go dotknąć by nie zabrudzić. W środku panel do obsługi wideokonferencji i chowane w stole gniazdko. Dziesięć wygodnych błękitnych foteli w stylu lat siedemdziesiątych rozstawione wokół stołu, a jeden dodatkowy dla strudzonego wędrowca samotnie pod szklaną ścianą. Na dłuższym boku sali wisiał ogromny telewizor a przy drzwiach panel do klimatyzacji.

To był przyjemny widok i Magda przez krótką chwilę się odprężyła. Z relaksującej sesji wyrwała ją szefowa firmy, jej nowego klienta.

No Pani Magdo, zaczynamy nie ma co tracić czasu. Potrzebuję – zaczęła bez tracenia czasu na przyjazne początkowe pogawędki doktor Kowalska – by to pani przeprowadziła szkolenie.

Doktor Kowalska miała przezwisko herod. Pracownicy za nią nie przepadali do tego stopnia, że nawet na Whatsappie używali przezwiska pisanego małą literą. Nie znając tej historii Magda miała się właśnie w tej chwili przekonać dlaczego tak się dzieje.

Pani Magdo doskonale się składa że już pani jest. – rzekła oschle herod
Czyżbym się spóźniła- pomyślała Magda, i bezwiednie spojrzała na zegarek
Pani się gdzieś spieszy? Proszę nie udawać, że jest pani taka zajęta. Znam te wasze trenerskie sztuczki. – odburknęła herod, co na dobre wcisnęło Magdę w niebieski fotel.
Pani Magdo – ciągnęła niezrażona – w szkoleniu najważniejsze jest to żeby trener był przygotowany. Pani będzie prowadzić szkolenie?

Zapytała, i nie czekając na odpowiedź Magdy, która zdążyła zaledwie kiwnąć głową kontynuowała

to doskonale, od razu widać że zna się pani na rzeczy. Zatem tak jak mówiłam w szkoleniu najważniejsze jest to by trener był przygotowany. Powiem pani dokładnie czego potrzebujemy i jak wasze spotkanie będzie przebiegać. Powiem Pani w tajemnicy, że jestem pasjonatką szkoleń, i w sumie myślałam o tym żeby sama poprowadzić ale niestety nie mam czasu. Rozumie pani obowiązki nie pozwalają.

Całe szczęście – pomyślała nadal oszołomiona herodem Magda i wykorzystując chwilę na oddech zapytała
To może odpowie mi pani na kilka pytań, tak bym mogła przygotować program, który odpowie na wasze potrzeby…
Oh to całkowicie nie potrzebne. Tak jak pani już mówiłam jestem pasjonatką szkoleń i wiem doskonale co jest potrzebne mojemu zespołowi.
Doskonale, proszę mi zatem powiedzieć jaki jest cel szkolenia. Zamieniam się w słuch.- powiedziała Magda, a duchu dodała – może jeszcze nic straconego, może jeszcze się da uratować to zlecenie.

Cele szkoleniowe

Czy pamiętasz jeszcze jakie mogą być cele szkoleniowe? To zmiana wiedzy, nabycie umiejętności lub zmiana postawy. Tak właściwie cel jest zawsze jeden. A jest nim zmiana. Często cele szkoleniowe są ze sobą powiązane, więc i metody musisz dobrać proporcjonalnie do oczekiwanych rezultatów. Natomiast dla jasności tematu przyjmijmy, że możemy mieć trzy różne potrzeby. Wiedzę umiejętności i postawy Zacznijmy zatem od wiedzy.

Materiały szkoleniowe.

Często przy organizacji warsztatów przygotowujesz materiały w postaci wydrukowanej broszury. Zeszyt zawierający głównie puste pola by uczestnicy wypełniali je swoimi notatkami. W wypadku szkoleń wiedzowych możesz przygotowywać materiały które będą zawierać nowe informacje. Mogą to być nowe przepisy, oferta produktowa, zasady, (komunikacji, wynagradzania lub inne). Mogą to być wszystkie informacje, które są niezbędne nowym pracownikom. To jeżeli chodzi o treść. Natomiast niezwykle ważna jest również i forma. Ulotki i broszury o nowych przepisach czy produktach nie mają być skopiowaną treścią z dokumentów źródłowych, regulaminów czy kart produktu. To mają być treści, które zostaną w pamięci czytelników. Nie mogą być to powieści tylko raczej karuzele czy infografiki. Przygotowuję krótki tutorial o tym jak łatwo i szybko takie materiały przygotować, więc jeżeli nie chcesz tego przegapić zaobserwuj moje konto na Instagramie.

Drukować czy nie drukować

Możesz zdecydować się na przygotowanie materiałów drukowanych. Natomiast zdecydowanie wygodniejsze i bardziej użyteczne będą materiały cyfrowe. Książeczka, z której pracownicy klienta będą się uczyć, będzie z pewnością nieporęczna, za ciężka, za duża, albo za mała. Szybko zginie, albo zostanie zalana kawą. Dlatego wersja cyfrowa górą. Po pierwsze jest zawsze tam, gdzie jej czytelnik. Trzymanie pliku na komputerze, czy smartfonie jest proste i nie wymaga dodatkowych czynności. Nie zginie, nie pogniecie się, nie zostanie zalana. Dostęp do materiałów jest 24/7 więc w każdej sytuacji uczestnik może do takich materiałów zajrzeć. Bez względu na to czy jest to PDF czy ePUB możesz uzupełnić materiały o zewnętrzne odnośniki. Do filmów, stron internetowych czy quizów.

Dlaczego jest to ważne o tym kilka akapitów niżej. Dla bardzo zabieganych możesz przygotować wersję audio, a nawet wideo. Wówczas udostępnienie pliku będzie równie prosta jak przy ebooku, a konsumpcja treści będzie dużo przyjemniejsza. Wersja audio, czy wideo, nie jest ukłonem w stronę systemów reprezentacji. To czy uczestnicy Twojego szkolenia postrzegają siebie jako wzrokowcy, słuchowcy czy kinestetycy, dla efektywności nie ma większego znaczenia. Oczywiście są sytuacje w których wybór metody wzrokowej może być uzasadniony. Piszę o tym w poście o mitach efektywności uczenia. Natomiast tutaj, teraz, dzisiaj nie chcę w ten aspekt wchodzić zbyt szczegółowo.

Materiały szkoleniowe, najlepiej w wersji cyfrowej przygotowujemy i umieszczamy na zabezpieczonej hasłem podstronie naszej witryny, albo przesyłamy klientowi zewnętrznemu czy wewnętrznemu do dalszej dystrybucji, intranetowej czy emailowej.

Jak zaplanować transfer

Jeżeli odpowiadasz nie tylko za dostarczenie pakietu teoretycznego, ale również za rzeczywisty transfer wiedzy wysłanie e-booka będzie działaniem niewystarczającym. Osoby które lubią czytać chyba wiedzą o co chodzi. Kupujemy książki, których potem nie czytamy. Leżą w wysokich słupkach jedna na drugiej i czekają na swoją kolej. Z naszą broszurą będzie podobnie. Jeżeli wcześniej nie zje jej pies, to uczestnik zostawi ją w pociągu. Podobnie będzie z ebookiem. Ściągnięty na telefon lub komputer zniknie pod ciężarem gigabajtów innych danych. Żeby wiedza z książki przeniosła się do głów naszych studentów musimy jej w tym pomóc.

Po pierwsze postarajmy się by cała wiedza, którą spisujemy była podana uczestnikom w kontekście. Rzecz jasna nie byle jakim kontekście, ale związanym z pracą jaką wykonują. Nawet jeżeli piszemy o generalnych zasadach, prawach obowiązujących w danej dziedzinie, naszkicujmy to w kolorach codziennych obowiązków naszych studentów. Warto by każdy z rozdziałów czy podrozdziałów kończył się kilkoma zadaniami wdrożeniowymi. Nie wiesz jak to powinno wyglądać? Zajrzyj do podręczników. Czy to z psychologii czy z ekonomii czy ze szkolnictwa średniego czy podstawowego. Tam zobaczysz jak powinny wyglądać takie zadania. Amerykańskie podręczniki są tu wzorcem, ale od wielu lat i w polskich publikacjach możemy znaleźć umieszczone w kontekście zadania wspierające naukę.

Quizy

Jest to rozwiązanie ciekawe, ale jeżeli ponosisz odpowiedzialność za transfer warto by było rozważyć narzędzia, gdzie będziesz miała większą kontrolę nad procesem. Z pomocą przychodzą platformy typu Memrise, w których możesz przygotować testy wiedzy i udostępnić je uczestnikom. Te platformy wykorzystują metodę nauki Sebastiana Leitnera, w której to proces uczenia jest skonfigurowany jako seria ustalonych powtórzeń. Częstotliwość powtórek uzależniona jest od tego jak dobrze dane zagadnienie umościło się w naszej głowie. Jest ona z sukcesami wykorzystywana do przyswajania słówek w nauce języków obcych, a niektórzy nauczyciele korzystają z niej przy nauce pamięciowej.

Warsztaty

Częste powtórki i podzielenie materiału na niewielkie części to jest fundament procesu szkoleniowego w którym zmiana wiedzy jest głównym celem. Czy są potrzebne wówczas tradycyjne szkolenia? Czy musimy ściągać grupę do sali szkoleniowej i opowiadać o teorii przez cały czas? Niekoniecznie. Powiem więcej. Jeżeli szef Cię do tego nie zmusza, to nie organizuj takich spotkań. Przyniosą one więcej szkody niż pożytku. Lepiej jest zaplanować serię warsztatów online, na których będziesz monitorowała przyswajanie wiedzy przez uczestników lub motywowała uczestników do zdobywania kolejnych kamieni milowych.

Warto, zwłaszcza jeżeli jesteś trenerem zewnętrznym dowiedzieć się czy twój klient korzysta z platform elearningowych tak by można było przygotowane przez Ciebie materiały, bez zbędnej dodatkowej obróbki, wstawić do systemu szkoleniowego. Może mieć to znaczenie zarówno przy plikach tekstowych jak i multimedialnych.

Nie zapominaj tu też o najważniejszym. Czyli o połączeniu faktów informacji i definicji w jedną całość i podaniu tego w kontekście znanym dla uczestników. Jeżeli prowadzimy webinar po premierze nowego produktu czy usługi, nie zamieniajmy zajęć w litanię cech i zalet nowego produktu. Powiążmy je już na etapie szkolenia z potrzebami potencjalnych klientów. Stwórzmy znajome uczestnikom środowisko tak by usprawnić proces zapamiętywania.

Drugie w kolejce są umiejętności.

Jeżeli z badania potrzeb wynika, że trzeba ludzi nauczyć lub wyszlifować umiejętności wówczas materiały szkoleniowe, quizy i webinary są działaniami wspierającymi, a pierwsze skrzypce grają warsztaty.

Oczywiście nie oznacza to, że nie potrzebujemy modułów teoretycznych. Zwłaszcza jeżeli mówimy o grupie początkujących. Nowych pracowników, albo zespołów przed dużą organizacyjną zmianą. Niemniej zamiast „marnować” czas na teoretyczne wykłady podczas szkoleń twarzą w twarz możemy przygotować materiały we wspominanej już formie. Czy to ebooków czy audiobooków quizów, czy wideo tutoriali. Możemy też podzielić nasze szkolenia na dwie części. Teoretyczną w ramach której zorganizujemy webinaria. Ich tematem będą właśnie teoretyczne aspekty naszego szkolenia. Po takim przygotowaniu możemy spotkać się twarzą w twarz z uczestnikami i zamienić teorię na praktyczne działania.

Liczebność grupy

Warsztaty na których rozwijamy umiejętności mają pewne ograniczenia, o których nie wolno zapominać kiedy planujemy działania szkoleniowe. Pierwszym dość istotnym ograniczeniem jest liczebność grupy. W przypadku szkoleń z obsługi programów informatycznych, głównym ograniczeniem jest liczba stanowisk komputerowych na których uczestnicy mogą działać. Najlepiej w proporcjach 1:1 W pozostałych szkoleniach głównym wyznacznikiem jest liczba osób jakimi może zaopiekować się trener podczas ćwiczeń. Optymalna liczebność grupy na szkoleniu które prowadzi jeden trener to 12-15 osób. Jeżeli na sali jest drugi trener, bądź asystenci trenera wspierający ją czy go podczas logistycznych zawiłości ćwiczeń praktycznych ta liczba może być nieco wyższa. Natomiast górną granicą ponad którą nie powinniśmy organizować grup jest 20 osób.

Czas trwania

Drugim limitem jest czas. Otóż na szkoleniach umiejętnościowych im więcej planujemy ćwiczeń praktycznych tym mniejszy zakres materiału jesteśmy w stanie przerobić. Wyobraź sobie że chcemy nauczyć ludzi sprzedawać. Nie jesteśmy w stanie, podczas jednego warsztatu przerobić całego procesu sprzedażowego. To wymusza na nas prowadzących, ale też przede wszystkim na naszych klientach decyzję, którymi obszarami powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności. Zazwyczaj bywa tak, że jeden z obszarów kuleje najbardziej i to właśnie nim zajmujemy się w szczególności. Nie ma wówczas najmniejszego problemu z wyborem. Niestety często zdarza się tak, że poświęcamy cały dzień, a nawet dwa na opowiedzenie uczestnikom o tym jak wyglądają etapy procesu sprzedaży. To pozwala nam na zrobienie jednej ograniczonej sesji scenek sprzedażowych, w której w zależności od typu ćwiczeń przynajmniej połowa uczestników zajmuje się „odrabianiem pracy domowej na inne przedmioty”. Jak efektywnie zaprojektować warsztaty z ćwiczeniami sytuacyjnymi piszę w poście o scenkach.

Wspominany przykład dotyczy sprzedaży. Czy to będzie szkolenie z komunikacji, zarządzania, coachingu, umiejętności trenerskich czy innych sytuacja za każdym razem będzie taka sama względu na tematykę. Im bardziej praktycznie tym węższym tematem możemy się zająć.

Jak z tego wybrnąć

Mając z tyłu głowy te ograniczenia stajemy przed mocnym dylematem. Gdzie znajduje się granica kompromisu na który możemy pójść. W przypadku trenerów wewnętrznych nie ma to aż tak dużego znaczenia jak w przypadku agencji czy freelancerów trenerów zewnętrznych. W ich przypadku jakość szkolenia i jego efektywność nie musi być kluczowym wskaźnikiem doboru wykonawcy. Pierwszym wrogiem jest czas, a drugim pieniądze. Klienci zazwyczaj będą chcieli by duże grupy swoich pracowników przeszkolić w jak najkrótszym czasie i jak najmniejszym kosztem.

Wówczas bardzo łatwo zapomnieć o serii dwuetapowych warsztatów gdzie pracujesz dwa razy po dwa dni, w ośmiu piętnastoosobowych grupach. Zamiast tego pojawisz się na firmowej integracji, niedajboże w sobotę, gdzie poczujesz się jak prelegent na eduteimentowych konferencjach. Będziesz przemawiał w sali w której do pierwszej przerwy obiadowej będzie siedzieć 120 osób załogi i 15 osób z kierownictwa, po przerwie zostanie 100 osób z załogi i 5 młodszych menedżerów, a po obiedzie zaledwie 30 osób będzie wpatrywać się w twoje slajdy walcząc z poobiednią drzemką. Oczywiście skuteczność takiego szkolenia jest zerowa. Uczestnicy nie dowiedzą się niczego nowego, ani nie rozwiną swoich umiejętności. Zarząd będzie miał sumienie czyste. Powie: “Nie widzę winy w tym człowieku”, przecież zorganizowaliśmy wam szkolenie. Twoje konto pewnie zostanie uzupełnione o umówioną kwotę, ale po jakimś czasie kiedy przyjdzie do podsumowania i sprawdzenia jak zwróciła się ta inwestycja. Matką tej porażki będziesz oczywiście Ty.

A może online?

W przypadku warsztatów na których będziesz pracował nad umiejętnościami może się również pojawić pokusa przeprowadzenia szkolenia w formule online. Czy webinary są dobrym rozwiązaniem zależy głównie od tego jakie umiejętności uczestnicy pod Twoim nadzorem będą rozwijać. Piszę o tym więcej w poście, więc tutaj krótko. Warto zadać sobie wówczas dwa pytania. Czy uczestnicy mogą zdalnie brać udział w ćwiczeniu, oraz czy Ty możesz zdalnie ocenić efekty? Jeżeli na oba pytania odpowiesz twierdząco, możesz bez problemu zaplanować szkolenia online. Jeżeli na oba pytania opowiadasz negatywnie. Wówczas szkolenie online będzie spektakularnym przepaleniem budżetu na rozwój. Przykład pierwszej sytuacji to szkolenie z pisania tekstów, z obsługi aplikacji biznesowych, przygotowania prezentacji multimedialnej, rozmów telefonicznych, prowadzenia spotkań online i wiele wiele innych. Jeżeli natomiast w grę wchodzą umiejętności miękkie, budowanie relacji, umiejętności interpersonalne, takie jak szkolenia sprzedażowe, z zarządzania ludźmi, komunikacji, itp, to przykład sytuacji nr dwa.

Postawy at last but not least

No i na koniec najtrudniejsze. Czyli zmiana postaw. Jeżeli staniesz przed wyzwaniem w którym klient powierzy Ci zmianę postawy swoich pracowników, to jednocześnie Ci zazdroszczę i nie zazdroszczę. Zazdroszczę ponieważ takie projekty rozwojowe, bo w takiej sytuacji nie ma mowy o pojedynczym szkoleniu, to szkoleniowy ultramaraton.

Choć istotę tego projektu można streścić w jednym zdaniu. Chodzi o to, by uczestnicy przekonali się że warto się zmienić.

Nie zazdroszczę, bo efekt Twojej pracy będzie w najmniejszym stopniu uzależniony od Ciebie, a tą odpowiedzialnością podzielisz się z z ludźmi, których nawet nie będziesz miał okazji poznać. Projekt ten wymaga od Ciebie naszkicowanie wieloetapowego procesu w którym na pewno skorzystasz z wielu tutaj omawianych metod, a być może ze wszystkich. To będą wypełnione teorią ebooki, webinary omawiające harmonogram projektu, spotkania czy warsztaty na których wraz z uczestnikami będziecie wypracowywać nowe standardy, a także warsztaty w których poprowadzisz uczestników, by wypracowali umiejętności, które pomogą osiągnąć ustalone wcześniej standardy.

Przy zmianie postaw uczestnikom potrzebny jest dowód na to, że warto się zmienić. Dowód który daleko będzie wybiegał niż zwykła zmiana systemu motywacyjnego. W tym procesie wymagane będzie zaangażowanie nie tylko Ciebie jako kierownika projektu, ale uczestników ich przełożonych i przełożonych tychże przełożonych. Być może będzie potrzebny też ktoś całkowicie z zewnątrz. Trochę tak jak weterani Kuchennych rewolucji stawiani przez Magdę Gessler jako przykład dla krnąbrnych i upartych odrestaurowanych restauratorów.

Podsumowanie

Tak oto przedstawiają się fundamenty trenerskiej roboty. Tak jak w sprzedaży najważniejsze jest badanie potrzeb, postawienie diagnozy u lekarza, wyćwiczenie pamięci mięśniowej u muzyka czy gimnastyczki, tak w szkoleniowej działce, najważniejsze jest dopasowanie technik i metod to celów jakie stawi przed nami nasz klient. Czy jest coś o co warto ten spis uzupełnić? Jak myślisz? Daj mi proszę znać w komentarzu tutaj lub w social mediach.