Jak rozpocząć szkolenie

Przychodzi taki moment, kiedy trzeba stanąć twarzą w twarz przed audytorium i rozpocząć spotkanie. To może przerażać każdego młodego adepta sztuki trenerskiej. Jeżeli dopiero zaczynasz, to mam dla Ciebie niezbyt korzystną informację. Ten stres przed rozpoczęciem szkolenia nigdy nie mija. Wprawdzie czasem bywa trochę lżejszy, ale czasem bywa trochę cięższy. Nawet największe wygi, które na wystąpieniach publicznych zjadły zęby, mają tremę. Oczywiście zamiast z tym walczyć lepiej jest je zaakceptować. Stres odgrywa w naszym życiu niezwykła rolę systemu wczesnego ostrzegania. Wykorzystaj to i przygotuj się wcześniej tak, by niewiele mogło cię zaskoczyć.

To że stres się pojawia jest całkowicie zrozumiałe. Jesteśmy na kilka minut przed odkryciem się przed publiką której często nie znamy. Nie wiemy jakie mają do nas nastawienie, nie wiemy o ile bardziej są kompetentni w obszarze naszych specjalizacji, nie wiemy w jakim celu pojawili się na naszym szkoleniu. Zbyt dużo niewiadomych które, osłabiają pewność siebie i budzą impostorowe demony. Oczywiście warto przede wszystkim przygotować się do szkolenia. Jeżeli jeszcze nie przeczytałaś tej notki to gorąco Cię do niej zapraszam. Teraz pozwól, że zapomnimy przez chwilę o przygotowaniach, a skupimy się na otwarciu 

Stres potrafi być paraliżujący, więc byś nie stanął jak słup soli przed grupą zaczniemy od ćwiczeń oddechowych, a potem podpowiem Ci jak przejść przez te pierwsze kilkadziesiąt minut szkolenia.

Ćwiczenia oddechowe i nie tylko

Szkolenie jest przedsięwzięciem, które łączy pracę umysłową z pracą fizyczną. Jest trochę jak mecz, a może nawet cały turniej, więc warto przed rozpoczęciem zrobić małą rozgrzewkę. Oczywiście nie musi to być rozgrzewka jak przed surfingiem po której nie chce się już nic więcej robić. Wystarczy kilka podskoków, dwa czy trzy wymachy rąk, kilka skłonów. Na co zwróciłbym większą uwagę to kilka ćwiczeń rozgrzewających nasz aparat gębowy. Może masz jakieś trudne do wymówienia słowo. Fluoroelastomer, albo superkalifragalistoekspialitycznie. Powiedz je kilka razy by rozruszać żuchwę. Nagadasz się wszak dzisiaj. 

Dla opanowania stresu polecam kilka prostych ćwiczeń oddechowych. Uspokajają one serce i dotleniają mózg. A to finalnie powoduje, że WIELKI STRES robi się małym stresikiem i nie jest już tak straszny. 

Zasady są banalne. Stań prosto mocno opierając się na dwóch nogach. Weź głęboki oddech. Policz w myślach 121, 122, 123, po czym wypuść powietrze. Przed kolejnym wdechem odczekaj chwilę. Raz jeszcze policz od 121 do 123 i weź głęboki wdech. Powtórz to kilka razy, a napewno poczujesz się spokojniejsza i będziesz gotowy do dalszego działania.

Przedstawienie się

Przedstawienie się to bardzo ważny moment. To jest chwila w której większość uczestników, jeżeli nie wszyscy widzą Cie po raz pierwszy. I to co sobie o Tobie pomyślą będzie rzutowało na odbiór szkolenia, nastawienie do Ciebie, ocenę w ankietach i progres na którym przecież Ci zależy. 

Czasami zastanawiamy się co powiedzieć jak się przedstawić i ile to ma trwać. Po pierwsze pamiętaj o celu. Twoje przedstawienie się ma dać próbkę uczestnikom czego się mogą po Tobie spodziewać. Jak wygląda Twoja kompetencja w przedmiocie szkolenia. Czy jesteś ich najgorszym koszmarem ze szkoły czy raczej kandydatką na nauczycielkę roku. 

Niektórzy trenerzy tak mocno przejmują się przedstawieniem na otwarciu, że słuchając tych tyrad zastanawiasz się czy trafiłeś na szkolenie czy może właśnie odczytywana jest laudacja przed wręczeniem Nobla. Pamiętaj, że nikogo na sali nie obchodzisz. Nie jesteś tam też po to by zareklamować swoje przyszłe usługi (tak jak zdarza się to niektórym praktykom na podyplomówkach). Powiedz jak masz na imię, jak długo pracujesz jako trener, ile masz szkoleń z danej tematyki, jak wyglądało Twoje życie przed tym jak zajęłaś się szkoleniami, ale tylko wtedy jeżeli rzeczywiście ma to jakieś połączenie z tematyką szkolenia. Możesz przygotować w ramach otwarcia formułkę, którą będziesz powtarzała przy każdej nadążającej się okazji. Tak jak robi to Paweł Tkaczyk. „Część nazywam się Paweł Tkaczyk i zarabiam na życie opowiadaniem historii”. 

Tak wiem, Pawła znają wszyscy, a Ciebie nie. Nie martw się. Przy odpowiednich wiatrach i dla Ciebie przyjdzie dzień w którym otwierać będziesz swoje szkolenia jednym podrzędnie złożonym zdaniem. Póki co masz prawo powiedzieć trochę więcej, ale jeżeli cała Twoja wypowiedź o Tobie będzie trwała dłużej niż 5 minut. Oznacza to że musisz ją skrócić. Przynajmniej do dwóch i pół.

Rundka zapoznawcza

I tu zaczyna się dopiero zabawa. Ten etap może trwać nawet kilkadziesiąt minut więc dobrze to zaplanuj. W sporej części trenerskich poradników przeczytasz, że rundka zapoznawcza ma walor integracyjny i jest głównie po to by uczestnicy się poznali. Nie jest to do końca prawda. Bo głównym beneficjentem rundki zapoznawczej jesteś Ty. 

Nie chodzi tu tylko o to, że wiesz jak ma na imię każdy uczestnik. Przy odpowiednim przygotowaniu zadań do wykonania, jesteś w stanie określić kto jest na sali z własnej woli, a kogo przymuszono. Kto jest początkującym szkrabem i otwartym na naukę, a kto jest zramolałym starym rutyniarzem i będzie kontrował niemal wszystko co mówisz, swoim magicznym „U nas to nie zadziała”. Kto jest niemożliwym do ogarnięcia ekstrawertykiem, a kogo do odpowiedzi trzeba będzie wyciągać za uszy. Odpowiednio przygotowana rundka zapoznawcza, może być też wprowadzeniem do tematyki szkolenia.

Jeżeli czeka Cię szkolenie z szeroko pojętej komunikacji, na sali masz sprzedawców, lub aspirujących coachów, to aż prosi się podzielić towarzystwo na pary by każdy opowiadał nie o sobie, ale o swojej koleżance, czy koledze. Proste ćwiczenie z aktywnego słuchania na dzień dobry. To co z tym ćwiczeniem dalej zrobisz będzie zależało tylko od Ciebie. Oprócz imienia, miasta doświadczenia i zadania w tematyce szkolenia jednym z obowiązkowych elementów tej części szkolenia jest zapytanie o:

Oczekiwania 

Tak wiem co teraz powiesz. Po co wywoływać wilka z lasu? Przecież to prosta droga do katastrofy. Szkolenie to ważna sprawa, a nie koncert życzeń. A co jeżeli ktoś podzieli się oczekiwaniami których nie będę mogła spełnić? 

Już Ci mówię co. NIC.

No prawie nic. Oczekiwania to ważny element, którym jesteś w stanie oszacować na ile grupa będzie chciała współpracować. Jeżeli oczekiwania uczestników, pokrywają się z Twoimi, po prostu w podsumowaniu powtarzasz to co usłyszałaś od grupy i mówisz. Tak tym się dzisiaj zajmiemy. Kiedy jednak zdarzy się to czego się spodziewałeś i uczestnicy otworzą puszkę Pandory i zaczną sypać pomysłami jak magik z rękawa to też może być ważne. 

Jeżeli są to tak zwane pomysły z tyłka, możesz je od razu wyrzucić do kosza. Kochanieńcy. Dziękuję wam za podzielenie się waszymi oczekiwaniami. Dzisiaj przygotowałem szkolenie na temat „tu podajesz temat” i obawiam się że nie będziemy mieć czasu na zajęcie się waszymi propozycjami. Niemniej jestem gotowy do rozmowy, w przerwie czy po zajęciach. Jeżeli będzie taka potrzeba możemy zorganizować kolejne szkolenie tak by zgłębić rozterki, które was nurtują. 

Może się jednak okazać, że badanie potrzeb szkoleniowych, przeprowadzono (przeprowadziłaś) po łebkach i ludzie rzeczywiście potrzebują odpowiednich zmian w programie. Wówczas, o ile jest to oczywiście fizycznie możliwe rozważ uzupełnienie programu o te elementy. Nie bój się pytać o oczekiwania. Bo lepiej jest zarządzić nietrafionymi oczekiwaniami na początku szkolenia, niż dowiedzieć się z ankiety że prowadząca była miła i kompetentna, ale nie polecę wydarzenia nikomu ze współpracowników bo materiał był zupełnie mi nie przydatny. 

Kontrakt

Są dwie szkoły. Zgodnie z zasadami pierwszej z nich. Kontrakt się robi. Spisuje na wielkiej karcie z flipczartu. Koniecznie trzy kolory mazaków. Wielkie słowo Kontrakt tuż pod górną krawędzią. Zawijasy imitujące papier królewskich zarządzeń z Kopciuszka narysowane suchymi kanciastymi pastelami prosto ze skandynawskiego sklepu z untensyliami papierniczymi. Na karcie wielkimi literami uzgodnione z grupązasady. Na 10 zasad pochodzących z trenerskiego podręcznika jedna może dwie są szczerą prośbą uczestników, ale wszyscy udajemy że się zgodziliśmy. Oczywiście flipchart ten ląduje przyklejony tłustą gumą na ścianie. Dzieje się tak tylko po to, by prowadzący czuł się bezpiecznie i w sytuacjach w których zasady te będą naruszane, wskaże teatralnym gestem (wyłącznie pełną dłonią) na ścianę, i po teatralnym westchnięciu powie protekcjonalnym tonem: „Przecież się na coś umawialiśmy. Prawda? Wydawało mi się że pracuję z ludźmi dorosłymi.”

Druga szkoła mówi. Nie robimy kontraktu. Szkoda na to czasu. Nie jestem nauczycielem, a uczestnicy to nie są niesforne dzieciaki żebym uczyła ich jeszcze dobrych manier. 

Ja jestem zwolennikiem trzeciej drogi. Brak zasad sformułowanych na początku szkolenia może Cię skutecznie wytrącić z równowagi i położyć cały warsztat. Z drugiej strony odgrywanie teatru, w którym wszyscy udajemy, że demokratycznie ustanawiamy zasady panujące na szkoleniu, choć w rzeczywistości chodzi o to, by konkretne zapisy się tam pojawiły są po prostu obrażaniem inteligencji uczestników. 

Jesteś gospodarzem wydarzenia i masz prawo narzucić pewne zasady. Jesteśmy punktualni, skupiamy się na tym co jest tu i teraz, nie prowadzimy rozmów telefonicznych na sali, co się stało w Vegas zostaje w Vegas. Koniec bomba kto nie słuchał ten trąba. 

Żartować czy nie?

Dobry żart tynfa wart. 

Ło matko ale suchar. 

Musicie mi wybaczyć, ale przygotowuje się do castingu na prowadzącego Familiadę.

Tak wiem, Familiada ma prowadzącego.

Tak wiem, całkiem nieźle się trzyma i póki co, o ile wiem, nie wybiera się na emeryturę, ale chcę być gotowy w każdej chwili, więc ćwiczę. 

Kiedyś prowadząc szkolenie w legendarnym hotelu na placu Piłsudskiego , zacząłem: Witamy w hotelu Victoria, gdzie zjeżdża się chamstwo z całego świata i kasza niedogotowana. Ten hotel wtedy już się tak nie nazywał, a na sali miałem grupę dwudziestolatków, dla których filmy Barei są już trochę jak film „Wjazd pociągu na stację”. No cóż ich zdziwione miny mówiły wszystko. To było otwarcie roku, a ja myślałem że fajnie by było włączyć REV i zacząć od nowa. To szkolenie nie należało do zbytnio udanych. 

Tutaj panuje jedna zasada. Dopóki nie wiesz kogo masz na sali, nie opowiadaj żadnych dowcipów. Nie znasz ludzi, nie czujesz ich wrażliwości, nie masz pojęcia o kodzie kulturowym w jakim żyją. Dla bezpieczeństwa warto przyjąć taką zasadę że nawet w trakcie trwania szkolenia, kiedy już trochę ich poznasz też nie wyskakuj z dowcipami, bo szansa na zrozumienie jest dużo mniejsza niż na niezrozumienie.

To że szkolenie nie jest standupowym występem i lepiej na nim nie opowiadać dowcipów, nie oznacza, ze masz się pozbyć poczucia humoru. Zwłaszcza jeżeli jest częścią Twojej osobowości. Nie. Tego też nie rób, ale pamiętaj, że całość musi być zbalansowana. 

Co robić ze spóźnialskimi

Miałem takiego prowadzącego na studiach, który w kilka minut po rozpoczęciu spotkania zamykał drzwi na klucz i spóźnialscy mogli jedynie pocałować klamkę po drugiej stronie. Tak wiem BHP PPOŻ i najzwyklejszy w świecie RiGCZ, ale na przełomie wieków na mojej uczelni królowało mnóstwo dziaderskich akademików z wieloma dużo głupszymi pomysłami. 

Pytanie jest następujące. Czy zaczynać zawsze punktualnie? Czy czekać na spóźnialskich? A jeżeli tak to jak długo czekać. 

Ja mam w tej materii dość dobrze opracowaną procedurę. Szkolenia online zawsze zaczynam punktualnie (chyba, że nikogo nie ma). Natomiast w przypadku szkoleń na sali. To zależy. Po pierwsze jeżeli o godzinie rozpoczęcia szkolenia na sali mam grubo ponad połowę spodziewanych uczestników zaczynam o czasie. Jeżeli uczestników jest mniej niż połowa, daję spóźnialskim 15 minut i zaczynam równo kwadrans po otwarciu bez względu czy ktoś dojdzie czy nie. 

Oczywiście możesz powiedzieć, że jesteśmy dorośli i powinniśmy traktować się poważnie. Po prostu rozpocząć szkolenie o czasie. Aleeee. Rundka przygotowawcza może być ćwiczeniem w parach czy w grupach. Wówczas podział na zespoły i dokooptowanie spóźnialskich i tłumaczenie kilkukrotne zasad ćwiczenia otwierającego jest dużo bardziej problematyczne niż poświęcenie swojej dorosłej godności i poczekanie 15 minut na spóźnialskich. 

Różnica między online i offline

Kiedy masz do dyspozycji cały dzień w hotelu dajmy na to Victoria to otwarcie szkolenia według powyższego scenariusza może zająć Ci kilkadziesiąt minut. I to będzie jak najbardziej w porządku. Jednakże, w onlajnach, kiedy jedno szkolenie trwa czasami godzinę, czy dwie, poświęcanie połowy czasu na przedstawienie nie jest zbyt dobrym pomysłem. Ale nie warto z tej części rezygnować. Daje Ci ona również w onlajnach dużo dobrego. 

Jeżeli szkolisz grupę małą. Do 10 osób. Wchodzi w rachubę zarówno krótkie przedstawienie się jak i różne wariacje (przedstawienie się w parach w breakout roomach). Natomiast jeżeli pracujesz z dużą grupą czas na wzajemne dzień dobry musimy ograniczyć do minimum. W takich sytuacjach polecam czat, albo reakcje.

Dajcie nam znać na czacie skąd nas oglądacie.

Można też zadać krótkie pytanie w temacie szkolenia, lub rozpocząć od pracy domowej, którą zadałaś w zaproszeniu na spotkanie. 

Podsumowanie

Rozpoczęcie szkolenia jest tak ważne jak śniadanie. Musi być zrobione dobrze, by wskoczyć na falę Twojej energii i rozkręcić towarzystwo. Te kilkadziesiąt pierwszych minut jest ważnym fundamentem całego przedsięwzięcia. 

A wy jak rozpoczynacie swoje szkolenia? Czy macie jakiś swój własny rytuał?