Jak zaplanować rundkę zapoznawczą na szkoleniu

Magda zbierała się na spotkanie. Poproszono ją aby wsparła Maćka, kolegę ze zaprzyjaźnionej korporacji. Maciek miał za zadanie przygotować i poprowadzić spotkanie na wyjeździe integracyjnym zespołu w którym na codzień pracował. Handlowcy rozproszeni po całym kraju spotykali się raz na kwartał w różnych miłych oku miejscach by przegadać uzyskane wyniki, zmotywować się do wyznaczenia nowych granic w kolejnych kwartałach, spędzić trochę czasu we własnym towarzystwie poznać się lepiej oraz wziąć udział w szkoleniu. Szkolenie miało dwa obowiązkowe punkty.

Po pierwsze musiało je przeprowadzić jedno z nich i po drugie powinno być przydatne dla ich codziennej pracy, ale niekoniecznie w sposób jednoznaczny i oczywisty. Więc po szkoleniach ze sprzedaży, zarządzania sprzedażą, i obsługą klienta odmienianą przez wszystkie przypadki zaczęły się pojawiać takie pomysły w których łącznik ze sprzedażą nie pojawiał się w głowie w pierwszych myślach. Podobnie było i teraz. Szkolenie, które miał przeprowadzić Maciek celowało w umiejętności całkiem oddalone od ich rutyny. Ale tylko pozornie. Zresztą mniejsza z tym co to było za szkolenie. Nie samo szkolenie jest ważne w tej historii. Ale dla ułatwienia nazwijmy je szkoleniem personalnym, szkoleniem efektywności osobistej. Dość szerokie spektrum możliwości. Zanim jednak odpłyniecie w odmętach wyobraźni by wtypować co wymyślił Maciek dla swoich koleżanek i kolegów posłuchajcie o tym jak się do tego przygotował.

Kolega był ekspertem

Maciek był ekspertem w swoim fachu. Kilkanaście lat doświadczenia kilka dużych korporacji. W każdej laury, dyplomy i duże premie. Nie czuł się jednak komfortowo w prowadzeniu szkoleń. Przynajmniej tak mu się wówczas wydawało i zwrócił się z prośbą do znajomej trenerki. Magda prowadziła kilka szkoleń dla firmy w której pracował Maciek. Znała go na tyle dobrze, że bez wahania zgodziła się mu pomóc w przygotowaniu i nawet wspólnym poprowadzeniu szkolenia.

Spotkali się kilkukrotnie. Dwa czy trzy razy w onlajnach, i tyle samo klasycznie. Ustalili co chcą osiągnąć, ile mają na to czasu i jakimi metodami dojdą do celu. Zaprojektowali i przetestowali najbardziej adekwatne ćwiczenia. Podzielili się też z grubsza tematami i ustalili kto prowadzi którą część.
Magda pomyślała, że naturalną koleją rzeczy będzie fakt, że szkolenie otworzy i przeprowadzi przez pierwsze ćwiczenia Maciek. Po pierwsze był pomysłodawcą warsztatów, był gospodarzem, a Magda miała pełnić rolę jedynie wspierającą. Tym bardziej była zdziwiona, kiedy Maciek rzuciwszy okiem na slajd z pytaniami do rundki zapoznawczej powiedział.

A może to jednak ty otworzysz to szkolenie?

Magda była zdziwiona i zaczęła tłumaczyć Maćkowi, dlaczego to właśnie on, a nie Magda, powinien, a nawet musi otworzyć spotkanie. Maciek rzucił jakieś zupełnie bezsensowne tłumaczenie i po przedłużającym się ping pongu absurdalnych argumentów Maćka i spokojnych i rzeczowych ripost Magdy. Kolega zebrał się na odwagę i wyznał że po prostu się boi zadawać ostatnie pytanie. Obawia się, że kiedy zapyta o oczekiwania wobec dzisiejszego szkolenia otworzy puszkę Pandory i pozwoli tym bardziej wyluzowanym kolegom na kosmiczne propozycje. Zaczną wymyślać głupoty, których on nie będzie potrafił zrealizować. Nie chciał koncertu życzeń.
Magda uśmiechnęła się, pomyślała. – No tak, prawdziwemu mężczyźnie niełatwo przyznać się do tego, że czegoś się boi. Doceniam. – i dodała głośno- nie martw się. Powiem Ci co masz wtedy zrobić. Będziesz pan zadowolony.

Do czego służy rundka zapoznawcza

Obowiązkowy element szkolenia. Jak kawa i wuzetka. Bez względu na to czy prowadzicie tradycyjne oldskulowe szkolenie na sali szkoleniowej czy webinar w onlajnach warto poświęcić tej części warsztatów odpowiednią ilość czasu.
W wielu poradnikach, na wielu stronach czy fanpejdżach przeczytacie, że runda zapoznawcza ma walor przede wszsystkim integracyjny. Jest to prawda, ale niecała. Oczywiście to jest moment w którym uczestnicy się poznają. Każdy opowiada o sobie jak ma na imię z czym przychodzi na szkolenie, dlaczego się tu znalazł/a i tym podobne historie.

Wiedza jak ma na imię każdy uczestnik będzie Ci niezwykle przydatna. Nie bez znaczenia będą też relacje jakie nawiążą uczestnicy między sobą. Natomiast potęga rundki zapoznawczej i jej potencjał drzemie jeszcze w kilku innych obszarach.
Jeżeli uda Ci się skutecznie zaprojektować rundkę dostaniesz zestaw niezwykle ważnych danych. Będziesz wiedzieć, kto na sali jest z własnej woli, a kto pod przymusem. Gdzie siedzą znawczyńscy rutyniarze, którzy skontrują każdą Twoją kwestię nieśmiertelną frazą „U nas nie zadziała” a gdzie będą siedzieć nowicjusze otwarci i gotowi do ulepienia niczym Zava w pierwszym spotkaniu z Tedem Lasso. Rundka pozwoli Ci odkryć niespokojnych ekstrawertyków i wycofanych introwertyków. Innymi słowy kopalnia wiedzy o uczestnikach. Brać i korzystać.

Jakie informacje są Ci potrzebne

Nie ma, rzecz jasna jednej właściwej listy pytań, które powinieneś czy powinnaś zadać. Ja też nie mam jednej. Dużo zależy od szkolenia, które przed nami. Jest jednak kilka kwestii które pojawią się zawsze. Przede wszystkim pytam o imię ( bądź imię i nazwisko, jeżeli szkolenie ma charakter wybitnie oficjalny i formalny). Pytam o to skąd uczestnicy do nas przyjechali? Czasem jest to miasto, czasem bardziej szczegółowa lokalizacja (np. konkretny sklep czy biuro, jeżeli prowadzimy szkolenie dla jednej firmy).
Często pytam też o doświadczenie związane z tematyką szkolenia. Może to dotyczyć czasu jak długo uczestnicy pracują w określonym charakterze czy w branży/firmie, czasem dotyczy to momentu od kiedy używają rozwiązania o którym będziemy rozmawiać.
Czasami pytam o ulubione. Ulubiony etap rozmowy sprzedażowej, ulubiona funkcja sprzętu, który sprzedają, ulubiony model prowadzenia rozmów rozwojowych itp.

O czym pamiętać/nie zapomnieć

Po pierwsze

Nie pytaj o rzeczy zbyt osobiste. Możesz zapytać o ulubiony model samochodu, który sprzedają, ulubioną funkcję systemu który jest w ofercie. Uważaj na pytania w stylu: powiedz coś o sobie o czym Twoi koledzy/koleżanki jeszcze nie wiedzą. Zazwyczaj nie powinno być z tym kłopotu, pamiętam jak kiedyś jeden z uczestników mojego szkolenia w tym punkcie opowiedział historię niezwykle barwną i ciekawą, ale stawiającą bohatera w niezbyt dobrym świetle, historia która była raczej wstydliwym wspomnieniem a nie powodem do dumy. Niestety wśród osób na sali były takie, które to wykorzystały, kierując złośliwe i chamskie komentarze. Ten uczestnik bardzo szybko pożałował swojego wyznania, a ja wykreśliłem to pytanie z rundki. Rozważam używanie tego punktu tylko i wyłączeni w grupach które się bardzo dobrze znają, ale też robię to rzadko i rozważnie, bo nie łatwo jest z zewnątrz zaobserwować wszystkie relacje w zespole, tym bardziej przed szkoleniem.

Po drugie

Nigdy z tego modułu nie rezygnuj. Jeżeli masz mało czasu. Np. prowadzisz godzinne szkolenie online, ogranicz pytania do dwóch czy jednego. Poproś o odpowiedzi na czacie i wykorzystując asynchroniczność komunikacji daj uczestnikom chwilę na wpisanie odpowiedzi i podsumuj zgrabnie po dwóch czy trzech minutach.

Jednym z często wykorzystywanych sposobów na zaangażowanie uczestników szkoleń online podczas pierwszych chwil webinaru są aktywności z wykorzystaniem reakcji bądź podniesienia ręki. Np. Przy szkoleniu dotyczącym umiejętności menedżerskich możesz przeprowadzić następującą procedurę. Poproś o to by osoby które mają przynajmniej rok doświadczenia w byciu menedżerem. Prawdopodobnie rękę podniosą wszyscy lub prawie wszyscy uczestnicy. Następnie poproś by ci którzy mają mniej niż 5 lat doświadczenia opuścili rękę. Powtarzasz ten krok kilka razy podwyższając za każdym razem limit. Kto ma mniej niż 10, 15, 20 lat. Na samym końcu w górze wisi kilka rąk. Wy wiecie jak rozkłada się ta zmienna w grupie i możecie wykorzystać tą wiedzę do efektywnego podzielenia na grupy podczas ćwiczeń z użyciem break out room.

Nie bój się pytać o oczekiwania

Nie bądź jak Maciek z początku posta nie bój się pytać o oczekiwania. Owszem zawsze jest ryzyko, że pojawi się dowcipniś, który będzie chciał rozwalić szkolenie, albo po prostu zabłysnąć. I zacznie podrzucać głupie kosmiczne pomysły. Nawet jeżeli tak się stanie, zawsze możesz powiedzieć. To bardzo ciekawe co proponujesz, ale dzisiaj nie będziemy mieli okazji się tym zająć. Jeżeli chcesz możemy porozmawiać o tym w przerwie czy po szkoleniu. Jeżeli uważasz, że powinniśmy się tym tematem zająć na szkoleniu, napisz proszę o tym w ankiecie poszkoleniowej. Kierownictwo sklepu serdecznie Ci podziękuje i będzie oczekiwać na dalsze uwagi.

Czasami te oczekiwania, których nie będziesz mogła czy mógł spełnić pojawią się w dobrej wierze. Ktoś naprawdę będzie oczekiwał, że zajmiecie się określonym tematem. Wówczas lepiej wyjaśnić sobie to na samym początku niż przeczytać w ankiecie jako uzasadnienie niskiej oceny szkolenia.
Pytanie o oczekiwania to też weryfikacja na ile dobrze zostało zrobione badanie potrzeb. Może się okazać, że ludzie potrzebują odrobinę, albo całkowicie innego spojrzenia na materiał z którym przyjechałaś czy przyjechałeś. Ujawniając to na początku szkolenia, masz szansę na szybkie skorygowanie programu i wprowadzenie zmian które uczynią szkolenie naprawdę użytecznym.

Pojawia się oczywiście pytanie jak to ograć zaadresować czy przeprowadzić. Ja do tego wykorzystuję dwu kolumnową tabelę narysowaną na flipczarcie. Lewa kolumna zatytułowana jest oczekiwania, a po prawej stronie rysuję znak D -18 duże białe Pe na niebieskim tle. Na lewo idą wszystkie oczekiwania na które odpowiesz zaplanowanym szkoleniem, na prawo idą wszystkie których dzisiaj nie dotkniesz. Podsumuj rundę powiedz które tematy omówicie jeżeli starczy czasu a których na pewno dzisiaj nie dotkniecie. Przypomnij i w tej chwili i podczas podsumowania na koniec całego szkolenia, o tym, by uczestnicy uwzględnili te elementy jako propozycje kolejnych szkoleń.

Wykorzystaj rundkę na pierwsze ćwiczenia merytoryczne

Pierwsze merytoryczne wyzwania wstawione w rundkę zapoznawczą to coś co ja lubię najbardziej. Jedynym ograniczeniem jakie musisz sobie narzucić to użyteczność ćwiczenia. Potraktuj to jako rozgrzewkę, materiał do którego będziesz nawiązywać w ciągu warsztatów, potraktuj to jako pierwszy sprawdzian zaawansowania uczestników. Możliwości jest mnóstwo. Pozwól że podsunę Ci kilka propozycji.

Autoprezentacja

Zacznijmy od szkoleń związanych z przeprowadzaniem prezentacji, prowadzeniem szkoleń czy wystąpieniami publicznymi. Pierwsza przemowa. Każdy wychodzi na środek, ma od kilkudziesięciu sekund do kilku minut na opowiedzenie o sobie.
Plusy/ Mocne strony
Pierwsze praktyczne ćwiczenie obnaża prawdziwy poziom umiejętności
Masz materiał do pracy od samego początku, nie musisz czekać na pierwsze ćwiczenia sytuacyjne po module teoretycznym
Minusy/ Słabe strony
To ćwiczenie jest trochę jak rzucenie na głęboką wodę. Niedociągnięcia, błędy i pomyłki mogą być spowodowane nie brakiem umiejętności tylko stresem.

Pytania/aktywne słuchanie

Następna propozycja to szkolenie dla handlowców, w którym na tapet wzięta jest dowolna część rozmowy sprzedażowej, a w szczególności badanie potrzeb. Można to również wykorzystać przy warsztatach dla coachów z prowadzenia rozmów coachingowych czy menedżer z prowadzenia rozmów rozwojowych. Wyświetlasz na slajdzie pytania do rundki, dzielisz uczestników na pary i ich zadaniem jest przeprowadzenie ze sobą rozmowy. Muszą znaleźć odpowiedzi na pytania ze slajdu i opowiedzieć o sobie nawzajem.
Plusy
Tak jak w poprzednim przykładzie szlifujesz umiejętność która jest fundamentem warsztatów od samego początku.
Jesteś w stanie zorientować się kto niedoszacował lub przeszacował swoje umiejętności
Minusy Słabe strony
To jest ćwiczenie, w którym musisz niezwykle surowo pilnować czasu. Lepiej zaprojektować to jako sesję speed datingu niż swobodnej rozmowy, bo rozgadani handlowcy mogą stracić poczucie czasu.

Znajdź podobne

To ćwiczenie możesz zastosować w przypadku tych samych grup co poprzednie. Szkolenie komunikacyjne, sprzedaż, rozmowy rozwojowe i inne tego typu przedsięwzięcia będą dobrym podglebiem na tego typu aktywność. Wybierasz kategorię (np. Doświadczenie, lata pracy, branża itp.) i informujesz uczestników, że mają za zadanie znaleźć osobę która będzie miała coś podobnego.
Plusy
Szeroka integracja, w tym ćwiczeniu na prawdę każdy rozmawia z każdym, a uczestnicy mogą dotrzeć do niezwykle zaskakujących odkryć
Minusy
Podobnie jak poprzednio trzeba trzymać reżim czasowy oraz
Niekoniecznie zawsze się da wybrać taką kategorię, którą możecie przełożyć na merytorykę warsztatów.

Narysuj

Jeżeli prowadzisz szkolenie na którym uczysz używania konkretnych aplikacji (np. graficznych czy biurowych) albo urządzeń (komputery, tablety smartfony), możesz wykorzystać czy aplikację, czy sprzęt do przygotowania materiału promocyjnego. Może to być grafika, poster, prezentacja, plik audio czy wideo. W materiale tym uczestnicy w sposób dosłowny lub symboliczny odpowiedzą na pytania z rundki zapoznawczej. Jeżeli uczysz ludzi jak kręcić i montować rolki super rozwiązaniem będzie nagranie krótkiego filmu na swój temat. Jeżeli prowadzisz warsztaty z robienia prezentacji super pomysłem jest stworzenie slajdu opisującego siebie, ale za pomocą jedynie kształtów i emotek, które są dostępne, bez słów, liter czy liczb.

Plusy

Kreatywne zadanie na początek jest super otwarciem szkolenia i otwarciem głów uczestników.
Praktyczne zadanie pokazuje poziom zaawansowania uczestników.

Minusy

Ćwiczenie musi mieć swoje mocne ramy czasowe, a w instrukcji musisz podkreślić, że to nie ma być skończone dzieło, a raczej projekt MVP
Osoby bez żadnego doświadczenia w obsłudze sprzętów czy aplikacji mogą napotkać trudności w wykonaniu zadania.

Sky is the limit

Tak jak wspominałem na początku tej sekcji. Jedyne co cię ogranicza to przede wszystkim użyteczność. Jeżeli widzisz szansę na to by wykorzystać rundkę zapoznawczą jako wprowadzenie do tematu szkolenia zrób to bo naprawdę warto. Jedynie wspomniana użyteczność może ograniczyć Twoje zapędy. Cała reszta zależy tylko i wyłącznie od Twojej wyobraźni

Podsumowanie

Szkolenie bez rundki zapoznawczej pozbawia Cię wielu przydatnych informacji. Rundka poza oczywistym walorem integracyjnym wnosi w szkolenie dużo wartości, którą możesz wykorzystać na dalszych etapach warsztatów. Nie zapominaj też o tym module w krótszych szkoleniach onlineowych. Warto wiedzieć kto jest z tobą podczas webinaru a kto tylko włączył transmisję wsadził telefon do kieszenie i zajmuje się zupełnie czym innym.
Przy projektowaniu rundki pamiętajmy o pytaniach obligatoryjnych, i fakultatywnych. Przemyślcie też zawsze możliwość przemycenia ćwiczeń merytorycznie związanych z tematyką szkoleń.

A Wy jak przeprowadzacie rundę zapoznawczą? Pytacie o oczekiwania czy nie?