Michael z bijącym jak łomot sercem dosłownie wleciał do samolotu. Szczerze wątpił, że uda mu się dotrzeć na ten rejs. Wcześniejszy lot z mroźnego i śnieżnego Buffallo na La Guardie był przepełniony i niewiele brakowało, by nie dostał się na pokład samolotu do Seattle. Być może nakrzyczał na kogoś z obsługi naziemnej, ale był bardzo zdeterminowany by się wydostać. Usiadł wygodnie na miejscu 10B.

Brian szef marketingu Bank of America wracał do domu w Charlotte i cudem zarezerwował jedno z ostatnich miejsc w samolocie. Ponad dwadzieścia miejsc zajęli jego koledzy i koleżanki z firmy.

Steve siedząc na miejscu 15C myślami był bardzo daleko. Zastanawiał się kogo wystawi do sobotniego meczu drużyny którą trenował. A szczególna była to drużyna bo należał do niej syn Steve’a

Brad na siedzeniu 21C miał niezbyt ładny widok na lewe skrzydło i silnik pod nim podwieszony, ale nie myślał o tym szczególnie. Czekał na spotkanie ze swoją dwu i półletnią córeczką. Beth

Co ich połączyło?

Co ich wszystkich połączyło? Poza trudnym bo o 40 minut opóźnionym powrotem do ich domów?

Tragiczna historia z happy endem. Chwilę po starcie mieli niezbyt przyjemne spotkanie ze stadem gęsi. Jak się pewnie domyślacie gęsi momentalnie stały się gęsiną choć zdecydowanie za dobrze upieczoną, ale na szczęście dla pasażerów lotu US Airways 1549 za sterami samolotu siedział Chesley Sully Sullenberger. Był to niezwykle doświadczony pilot, który w lotnictwie cywilnym znalazł się po wieloletniej służbie w siłach powietrznych armii Stanów Zjednoczonych.

Akcja odbywała się niezwykle dynamicznie. Kontrolerzy wskazali lotnisko Teterboro, które było dosłownie nieopodal. Kilkanaście mil w linii prostej. Piloci jednak uznali, że lecą zbyt nisko i szansa dotarcia bez silników do hrabstwa Bergen jest zbyt mała by ryzykować życie i 150 pasażerów i 5 członków załogi. Podjęli decyzję najlepszą z możliwych jak się później okazało. Postanowili posadzić kierowanego przez siebie Airbusa A320 na szemrzącej nieopodal rzece Hudson.

Sully, kapitan w jednym z niezliczonych wywiadów jakich udzielał po tym niewątpliwym sukcesie zapytany o to jakim cudem udało mu się przeprowadzić tak idealne lądowanie w tak nieidealnych warunkach powiedział, że udało mu się to gdyż „przez 42 lata dokonywał niewielkich, regularnych wpłat w swoim banku doświadczenia, edukacji i szkoleń. A 15 stycznia saldo było wystarczające, by mógł dokonać bardzo dużej wypłaty.

Dlaczego o tym piszę? Ponieważ dzisiaj zajmiemy się jednym z moich ulubionych elementów szkolenia czyli ćwiczeniami sytuacyjnymi. Będziemy trochę jak Sully i jego koledzy po fachu sadzać uczestników naszych szkoleń za sterami symulatorów lotu.

Czym są ćwiczenia sytuacyjne

Ćwiczenia sytuacyjne są chyba najlepszym sposobem na wyszlifowanie umiejętności. Kiedy kreujemy bezpieczne środowisko testowe, w którym uczestnicy mogą bez większych konsekwencji sprawdzać się, przewracać, wstawać i znowu się przewracać. Niezwykle istotne jest to, że niemalże natychmiast dostają informacje zwrotną co było ok, co jest do poprawy.

Porady są niezwykle wartościowe, ponieważ ich źródłem jest nie tylko trener prowadzący zajęcia ale i również, a może przede wszystkim współpracownicy, uczestnicy tego samego szkolenia. Ćwiczenia sytuacyjne zwane pieszczotliwie scenkami to nic innego jak symulacje realnych sytuacji, z którymi spotykamy się w pracy. To może być rozmowa sprzedażowa, przyjęcie reklamacji, rekrutacja, rozmowa rozwojowa, delegowanie zadań, prośba o podwyżkę, negocjacje, czy rozwiązywanie konfliktów.

Jest to niezwykle istotna część szkolenia bo tak jak wspominałem i jeszcze kilka razy powtórzę, to jest fundament bez którego nie osiągniemy celów szkolenia. Najlepsza metoda ze wszystkich praktycznych sposobów uczenia. Niestety nie każdy ją lubi. I nie jest to też tak, jak możecie usłyszeć od niektórych trenerów, że na przykład sprzedawcy uwielbiają robić scenki. Nie jest tak do końca. Nawet ci wygadani handlowcy przy niewłaściwie przygotowanej sesji symulacyjnej, bądź zaskoczeni obecnością przełożonych mogą zasypać nas szeregiem wątpliwości i szukać najbardziej absurdalnej wymówki.

Już pewnie widzisz oczami wyobraźni twoją rozmowę z uczestnikiem. To jest głupie, sztuczne, bez sensu, a najlepiej będzie jak sam/a nam pokażesz jak to powinno być przeprowadzone. Spokojnie. Każdy trener przez to przechodzi, a zorganizowanie tych ćwiczeń nie jest aż tak bardzo skomplikowane. Każdy może opanować tę umiejętność, nawet jeżeli na początku wydaje się to arcytrudne.

Rodzaje ćwiczeń

Zacznijmy od podziału. Ćwiczenia sytuacyjne możemy odbywać w na kilka różnych sposobów. Każdy ze sposobów ma swoje plusy i minusy. Niektóre będą łatwiejsze do przeprowadzenia w dużej liczebności uczestników, przy realizacji niektórych będziesz musiał zadbać, by grupa nie była zbyt duża. Do niektórych wystarczy jedynie sala i notatnik, a niektóre będą wymagały trochę bardziej zaawansowanych przygotowań. Druga sala, kamera, nadajnik itp. Zacznijmy od bardzo popularnej metody w trójkach.

W trójkach

Opis metody:

Uczestnicy zostają podzieleni na grupy trzyosobowe, z których każda osoba pełni inną rolę. Przyjmijmy na chwilę, że mamy do czynienia z klasyczną sprzedażową scenką. Zatem pierwsza rola to klient. Osoba odgrywająca konkretną postać, np. klienta, z którym trzeba negocjować lub rozwiązać jego problem. Druga rola to handlowiec/sprzedawca. To jest osoba, która ćwiczy swoją umiejętność rozwiązywania sytuacji problemowej. Ostatnią rolą w trójce jest obserwator – osoba, która notuje zachowania, analizuje przebieg rozmowy i przygotowuje informacje zwrotną. Ćwiczenie odbywasz w trzech rundach. Role zmieniają się w kolejnych odsłonach, co pozwala każdemu uczestnikowi wcielić się w każdą rolę, zwłaszcza w tą najważniejszą, czyli handlowca. Rzecz jasna kiedy prowadzisz szkolenie menedżerskie, trenerskie, czy szkolenie dla coachów rola sprzedawcy zamienia się w rolę coacha lub menedżera, a klient staje się pracownikiem lub coachee.

Dlaczego warto?

To jest niezwykle przydatna metoda. Po pierwsze wszyscy uczestnicy są jednocześnie zaangażowani. Każdy bierze udział w trzech odsłonach ćwiczenia, więc będzie mógł zarówno przećwiczyć umiejętności jak i zaobserwować czy poczuć efekt określonych zachowań. Uczestnicy będą mogli zdobyć doświadczenie zarówno w działaniu jak i późniejszej analizie przypadku.

Scenki w trójkach są bardzo wygodne do organizacji. Możesz przeprowadzić je w dowolnej przestrzeni. Pamiętaj o wyspowym ustawieniu krzeseł. To zagwarantuje Ci łatwość logistycznego przeprowadzenia ćwiczenia. To o co powinieneś/ powinnaś zadbać w szczególności, o to, by przed rozpoczęciem wyraźnie i dosłownie określić cele każdej roli. Zapewnij narzędzia do analizy. Mogą to być na przykład chcecklisty dla obserwatorów. Albo w postaci odrębnych dokumentów, albo jako element drukowanych materiałów dla uczestników.

Przy planowaniu czasu zadbaj o to by uczestnicy mieli czas na przeprowadzenie rozmowy, ale nie zapominaj o dodatkowych minutach na omówienie i informację zwrotną po każdej rundzie. Oprócz precyzyjnego omówienia zasad przeprowadzenia samego ćwiczenia. Warto też zrobić małe wprowadzenie dotyczące zasad udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej. Jeżeli nie wiesz jak to zrobić zapraszam do notki o feedbacku wystarczy kliknąć ten link.

Mimo, że wypowiadam się o tej metodzie w samych superlatywach, to niestety czai się w niej odrobina małych zagrożeń o których teraz ci opowiem.

Czego unikać

Przede wszystkim, zwłaszcza kiedy mówimy o dużych kilkunasto, czy kilkudziesięcioosobowych grupach, nie jesteś w stanie monitorować wszystkich trójek. Jakie mogą być tego konsekwencje? Cóż na pewno nie wyłapiesz wszystkich obszarów do poprawy. W jednej rundzie będziesz mógł przysłuchiwać się jednej, dwóm, maksymalnie trzem grupom. Twoje uwagi będą miały niezwykle ogólny charakter. I nawet jeżeli zaadresujesz je do konkretnych uczestników, to tylko ta konkretna trójka będzie wiedziała o co ci chodzi. Obserwatorzy mogą być też mniej zaangażowani, jeżeli ich rola nie będzie jasno określona. Brak doświadczenia może też skutkować niewystarczająco szczegółową obserwacją. Te deficyty, mogą się też objawić w roli klienta. Uczestnicy mogą mieć trudności z odgrywaniem ról co może wpłynąć na jakość ćwiczenia. Do tego mogą dochodzić różne osobowościowe różnice. Dominacja jednego z członków trójki zaburzy równowagę, a konflikty w grupie mogą utrudniać realizację zadania, zwłaszcza jeżeli role nie są dobrze wyjaśnione.

Jak uniknąć tych pułapek? Jest kilka sposobów. Po pierwsze rozważ prowadzenie szkolenia z kotrenerem/ kotrenerką, albo z asystentem czy asystentką. To pomoże ci w ogarnięciu dużej grupy. W ogóle unikaj sytuacji w której prowadzisz szkolenie umiejętnościowe dla dużej grupy odbiorców. Staraj się zawsze negocjować najmniejsze możliwe grupy. I naprawdę zadbaj o to by zasady ćwiczenia, obserwacji i dawania informacji zwrotnej były maksymalnie wyklarowane. Rozważ umieszczenie instrukcji do ćwiczenia w materiałach drukowanych, oraz zasad obserwacji i udzielania informacji zwrotnej na flipcharcie wiszącym w widocznym miejscu przez cały czas ćwiczenia.

Scenka teatralna

Kolejną odsłoną ćwiczeń sytuacyjnych są scenki teatralne. W tych scenkach

Dwie osoby odgrywają scenariusz przed wszystkimi uczestnikami, np. trudną rozmowę z klientem, rozmowę rekrutacyjną czy negocjacje. Jedna z nich to klient/pracownik a druga handlowiec/szef. Reszta grupy pełni funkcję obserwatorów. Technicznie organizujemy to na środku sali. Przygotowujemy dla dwóch śmiałków miejsce. Stawiamy stół i krzesła imitujące biurko, albo przygotowujemy inną właściwą dla kontekstu scenografię.

Plusy

NIewątpliwym plusem tej metody jest możliwość omówienia sytuacji w szerokim gronie i zebrania różnych perspektyw. Ma to też spory wymiar edukacyjny uczestnicy uczą się od siebie nawzajem. Charakter tego ćwiczenia wymusza jednak na tobie zadbanie o kilka szczegółów. Po pierwsze wybranie Wybrańca i Skazańca. O ile z tym pierwszym nie będziesz miał najmniejszego problemu, o tyle ten drugi niekoniecznie pojawi się szybko i automatycznie. Dlatego zapewnij, że osoba występująca przed grupą ma pełne wsparcie i że celem nie jest ocena jej działań, ale nauka. Z grupą zaś ustal podstawowe zasady BHP. Nie przeszkadzamy, nie parskamy śmiechem i nie komentujemy w trakcie scenki. Zaś po scence wszystkie komentarze mają być konstruktywne i wspierające. Oraz to co najważniejsze, czyli co stało się w Vegas zostaje w Vegas. Aby ćwiczenie miało swoją edukacyjną moc musisz stworzyć bezpieczną atmosferę, by uczestnicy czuli się komfortowo w wystąpieniu.

Minusy

Zajrzyjmy teraz do minusów. Czego należy się wystrzegać i na co zwracać uwagę. Po pierwsze stres związany z występowaniem przed dużą grupą może być demotywujący dla mniej pewnych siebie uczestników. Uczestnik grający „na scenie” może poczuć się oceniany lub krytykowany przez grupę, a brak dobrze ustalonych zasad może prowadzić do niekonstruktywnych komentarzy. Niestety ćwiczenie w pełni angażuje jednocześnie tylko dwie osoby, co może obniżyć dynamikę i zaangażowanie pozostałych uczestników. Obserwatorzy mogą stracić koncentrację, jeśli scenka będzie trwała zbyt długo. No i to co jest najsłabsze w tej sytuacji to fakt, że biorąc pod uwagę czas trwania szkolenia nie będziesz mogła czy mógł przeprowadzić zbyt wielu rund tego ćwiczenia. Dlatego też, biorąc również pod uwagę niedoskonałości tej metody w obszarze zaangażowania pozostałych uczestników szkolenia zaproponuję ci lekko zmodyfikowaną wersję scenek teatralnych. Wersję reżyserską.

.

Scenka teatralna wersja reżyserska

W tym wypadku przebieg ćwiczenia jest bardzo podobny. Potrzebujemy dwójkę ochotników do odegrania scenki na forum. Techniczne i logistyczne przygotowanie jest takie samo jak w przypadku poprzedniej metody. Scenariusz jest odgrywany przed grupą, ale z możliwością „stop-klatek”, czyli zatrzymywania akcji w celu omówienia sytuacji, wyjaśnienia działań lub zasugerowania alternatywnych podejść. NIe czekamy z informacją zwrotną na zakończenie scenki, a reszta grupy w roli obserwatorów jest zdecydowanie bardziej zaangażowana. Ta forma umożliwia szczegółowe wyjaśnianie kluczowych momentów i decyzji, a także daje uczestnikom przestrzeń na przemyślenie i wdrożenie alternatywnych rozwiązań. Cała grupa jest zaangażowana w analizę i kreatywne myślenie.

Oczywiście są też pułapki tej opcji. Przerywanie akcji może być frustrujące dla uczestników scenki , którzy wolą działać w pełnym ciągu scenariusza. Jasno wyjaśnij, że zatrzymywanie akcji jest częścią procesu, a nie krytyką. Jest możliwością wprowadzania opcjonalnych rozwiązań. Pomimo, że aktywność grupy może być na wyższym poziomie niż przy zwykłych scenkach teatralnych, taka aktywność sprzyja chowaniu się w tłumie osób niechętnych, czy introwertyczncych. Obserwuj uczestników i zachęcaj grupę do zadawania pytań i dzielenia się swoimi obserwacjami. Żeby ćwiczenie miało charakter dynamiczny dbaj, by „stop-klatki” nie przerywały zbyt często – balansuj między analizą a płynnością ćwiczenia. Pamiętaj też, by nie narzucać swoich interpretacji i opcji. Zatrzymaj te uwagi na podsumowanie. Kiedy zaczniesz narzucać swoje propozycje ograniczysz kreatywność grupy i osłabisz zaangażowanie uczestników. Zwłaszcza tych, którzy od samego początku podchodzili sceptycznie do ćwiczenia i wykazywali niewielką chęć uczestnictwa już na wejściu.

Filmowo

Scenki filmowe przebiegają według podobnego pomysłu jak teatralne. Z tą różnicą, że podczas odgrywania ról wykorzystujemy dobrodziejstwa nowoczesnej technologii. W przypadku filmowych scenek możemy wdrożyć dwa scenariusze.

W pierwszym uczestnicy na środku sali są nagrywani podczas odgrywania ćwiczenia sytuacyjnego. Po zakończeniu nagranie jest odtwarzane i analizowane wspólnie z grupą. W drugim zamiast nagrywania używasz połączenia wideo na żywo. Możesz użyć dowolnego komunikatora. Na przykład Messenger, albo FaceTime. Uczestnicy scenki przebywają w drugiej sali, a ty z resztą uczestników siedzicie w sali głównej i na dużym ekranie oglądacie transmisję z sali obok. Przyjrzyjmy się tym opcjom nieco bliżej.

Nagrywanie.

Jest to niezwykle cenne doświadczenie gdyż uczestnicy mają możliwość zobaczenia siebie w akcji. To daje niezwykle bogate i wartościowe informacje o ich gestach, tonie głosu i postawie. Nagrania można wykorzystać do porównania efektów pracy (przed i po szkoleniu). Natomiast uczestnicy mogą mieć obawy co do tego, kto zobaczy nagranie, a to może zmniejszyć ich zaangażowanie w ćwiczenie i chęć udziału. Zanim zaczniesz nagrywanie, zapytaj uczestników o zgodę i wyjaśnij, że nagrania są wykorzystywane wyłącznie w celach edukacyjnych. Możesz też ich zapewnić że nagrania będą niezwłocznie po szkoleniu zniszczone, a jedynymi adresatami mogą być osoby zainteresowane. Zadbaj też o odpowiednie zapisy w umowie szkoleniowej z klientem. Rzecz na którą musisz mocno zwrócić uwagę to technikalia. Problemy z nagraniem na przykład złe ustawienie kamery, albo słaba jakość dźwięku mogą zakłócić proces.

No i na koniec jedna bardzo ważna uwaga. Kamera potrafi zablokować niejednego chojraka. Uczestnicy mogą czuć się bardzo skrępowani przed kamerą, co może wpłynąć na ich naturalność w odgrywaniu scenki. Jeśli grupa, lub jej część czuje się niekomfortowo z nagrywaniem, zaoferuj inną formę ćwiczenia. Nie naciskaj koniecznie na rejestrację wideo. Opór uczestników położy ćwiczenie, a może i cały warsztat.

Transmisja

Oporu przed nagrywaniem, możesz uniknąć organizując to ćwiczenie na trochę inny sposób. Wymaga to od ciebie trochę więcej organizacji i wyposażenia w odpowiednie sprzęty, ale korzyści z tego rozwiązania są spore i warto je wdrożyć.

W tym wariancie potrzebujesz drugiej sali w której odbywać się będą rozmowy. Dodatkowego smartfonu bądź komputera wyposażonego w kamerę i możliwość podpięcia się do sieci WiFi lub do sieci komórkowej, oraz mikrofon. W sali głównej siedzisz ty wraz ze wszystkimi uczestnikami, a w sali ćwiczeniowej przebywają dwie osoby biorące udział w ćwiczeniu. Łączysz przez FaceTime albo Messengera smartfon w sali ćwiczeniowej z komputerem podłączonym do rzutnika.

Po co tyle zachodu zapytasz. Spieszę z odpowiedzią. Do wszyskich tych zagrożeń i minusów ćwiczeń sytuacyjnych o których już pisałem wcześniej dołączyć trzeba jeden niezbyt przyjemny aspekt. Otóż osoby z publiki, które powinny wejść w rolę obserwatorów trochę się czasami za bardzo się wczuwają. Trochę za bardzo luzują swoje zachowanie i wychodzą poza ramy naszkicowane przez ciebie i krótko rzecz ujmując przeszkadzają w przeprowadzeniu szkolenia.

To może objawiać się na różny sposób. Począwszy od niewinnego gadania głośnym szeptem w trakcie scenki, na głośnych śmiechach i kpiarskich komentarzach skończywszy. To przeszkadza uczestnikom i wybija ich z rytmu. Osoby o mniejszym doświadczeniu czy mniejszej pewności siebie mogą się też niepotrzebnie zestresować co nie pomoże w realizacji celów szkoleniowych. Dlatego przeniesienie scenki do odrębnego pokoju, odizolowanie ćwiczących od komentariatu może przynieść dużo pożytku.

Opcjonalne modyfikacje ćwiczeń.

Bez względu na to jaką wybierzesz wersję scenek rozważ dwa opcjonalne rozwiązania. Jeżeli kombinacja liczebności grupy i czasu szkolenia jest idealna możesz przeprowadzić to ćwiczenie w sposób w którym każdy z uczestników ma szansę na przećwiczenie całego procesu od początku do końca. Jeżeli zaś grupa jest bardziej liczna, albo nie masz tak dużo czasu do dyspozycji by przeprowadzić odpowiednią liczbę scenek podziel wszystkich uczestników na 2-4 osobowe zespoły. Podziel też scenkę na tyle samo części i w odpowiednich momentach użyj filmowego klapsa by zrobić pauzę i wymienić uczestnika.

Jak przygotować

Ćwiczenia sytuacyjne warto wprowadzać na różnych etapach szkolenia, w zależności od jego celu i dynamiki grupy. Aby ćwiczenie przyniosło spodziewany efekt warto pamiętać o kilku rzeczach o których nie można zapomnieć, i kliku rzeczach o których można, a nawet trzeba zapomnieć.

Zacznijmy od scenariusza. Możesz się spotkać z sytuacją w której firma będzie miała gotowe profile postaci oraz rozpisane przypadki do przećwiczenia. Upewnij się, że nie są to sytuacje i role wymyślone w centrali het na zachodniej czy wschodniej części globu. Oczywiście wszędzie klienci są podobni i sytuacje w których się musimy odnaleźć mają punkty wspólne bez względu na to na jakiej szerokości geograficznej się znajdujemy.

Niestety często takie wcześniej przygotowane materiały nie uwzględniają różnic kulturowych które bardzo łatwo stają się obiekcją i zniechęcają uczestników do wzięcia udziału. Możesz temu przeciwdziałać na dwa sposoby. Pierwszy to przygotowanie się przed szkoleniem. We współpracy z osobą odpowiedzialną ze strony klienta (albo działu jeżeli jesteś trenerem wewnętrznym) możecie opracować takie przypadki i takie profile by dopasować międzynarodową propozycję do lokalnych realiów.

Innym sposobem jest przygotowanie profilu i sytuacji na szkoleniu. Zanim przystąpicie do sesji ćwiczeń sytuacyjnych poproś uczestników by przygotowali profile i przypadki które wykorzystacie podczas scenek. Podkreśl, by były to takie zdarzenia i takie przypadki, które mają szansę zadziać się w rzeczywistości. Niech to będzie taki klient który może pojawić się w sklepie. Taki pracownik jaki rzeczywiście ma szanse być członkiem zespołu zarządzanego przez uczestników szkolenia.

Rewelacyjnie przydają się tutaj przeszłe prawdziwe zdarzenia. Ostatnia rozmowa z wymagającym klientem, konflikt który pojawił się w zespole, rekrutacja którą przeprowadzał uczestnik. To wyjątkowa szansa na przepracowanie podobnej sytuacji w bezpiecznym kontrolowanym środowisku. Przygotowanie kazusów do scenek we współpracy z uczestnikami skutecznie minimalizuje pojawienie się obiekcji o sztuczności, czy nierealności przypadku. Do obiekcji jeszcze wrócimy, a w międzyczasie zajmijmy się przez chwilę scenografią.

Rekwizyty

W sytuacji szkoleń sprzedażowych warto rozważyć wyposażenie sali w scenografię i rekwizyty, które uczynią ćwiczenie bardziej rzeczywistym. Jeżeli w twojej firmie salony sprzedaży są stawiane według jednego wzoru, przygotuj jedną z sal szkoleniowych w taki sposób by odzwierciedlić rzeczywistość nawet w proporcjach 1:1. Lada, kasa, biurko dla konsultanta, identyczna kolorystyka. Jeżeli pracujesz w firmie, która sprzedaje produkty fizyczne, odzież, książki itp. Bądź realizujesz dla takiej firmy szkolenie, zadbaj o rekwizyty. Mogą to być demonstracyjne wersje przykładowych produktów.

Aktor

Kolejną opcją do rozważenia jest zatrudnienie dodatkowej osoby spoza grupy uczestników do odgrywania roli aktora na szkoleniu. Czyli osoby która wcieli się w rolę klienta, pracownika czy uczestnika rekrutacji. Możesz pójść na całość i przy odpowiedniej kwocie zatrudnić osobę znaną z mediów. Twarz która ubarwi nie tylko twoje szkolenie, ale i ofertę i stanie się mocnym argumentem w negocjacjach cenowych :)> Osobiście wolę pracować z aktorami o mniejszej rozpoznawalności niż ci z pierwszych stron gazet. To mogą być nawet amatorzy, znani lokalnie z teatrów przy gminnych czy dzielnicowych ośrodkach kultury. Znana twarz to niepotrzebny czynnik rozpraszający uwagę, a w scenkach przecież nie chodzi nam o obcowanie z wielką sztuką, tylko o szlifowanie umiejętności.

BHP

Aby scenki odniosły pożądany efekt musisz zadbać o podstawowe BHP. Zadbaj o komfort uczestników. Muszą mieć poczucie, że wchodzą w przestrzeń w której będą mogli bez dotkliwych konsekwencji popełniać błędy. Tylko to spowoduje, że odważnie przystąpią do ćwiczeń i nierzadko będą mogli eksperymentować. Nie zmuszaj nikogo do odgrywania ról, jeśli widzisz, że czuje się niekomfortowo. Zaproponuj alternatywę, np. obserwowanie. Przypomnij, że celem nie jest ocena, ale nauka. Ustal zasady udzielania informacji zwrotnej. Napisz używając różnych kolorów na flipcharcie.

Zasady informacji zwrotnej

„Nie krytykujemy – udzielamy konstruktywnego feedbacku.”

„Wszystkie komentarze są kierowane do działania, nie do osoby.”

„Powiedz co Tobie się podobało i co Ty zrobiłbyś inaczej”

i umieść w widocznym miejscu.

Woda zdecydowanie nie głęboka

Pamiętaj o tym by dopasować poziom scenek do grupy. Zawsze uwzględniaj poziom zaawansowania uczestników – początkujący mogą wymagać prostszych scenariuszy. Jeżeli szkolenie nie nazywa się „Trudne sytuacje w pracy z klientem” tylko „Techniki sprzedaży”, a grupa w dużej mierze składa się z początkujących (czy w branży czy w firmie), ustal prostą zasadę. Osoba grająca rolę klienta nie odgrywa klienta trudnego, ani nie utrudnia pracy sprzedawcy.

Jeżeli padnie pytanie o konkretną rzecz, potrzebę, zainteresowania itp. to odpowiada zgodnie z profilem, ale z drugiej strony jeżeli to pytanie nie padnie, to nie podpowiada sprzedawcy, że ważne są tylko te potrzeby których jeszcze nie znamy. Zwróć szczególną uwagę jeżeli w grupie będziesz miał pracowników i ich przełożonych. Co do zasady rekomenduję unikanie takich sytuacji, bo to nie wpływa pozytywnie na atmosferę na szkoleniu. Często przełożeni traktują szkolenie jako dodatkową przestrzeń do oceny, a pracownicy zestresowani obecnością szefa czy szefowej nie będą w stanie w pełni rozwinąć skrzydeł.

Krok po kroczku

Efekty ćwiczeń sytuacyjnych mogą być również mizerne kiedy nie zadbasz o jasne i precyzyjne instrukcje. Zawsze upewnij się, że uczestnicy dokładnie rozumieją, co mają robić. Wyjaśnij cel ćwiczenia jego przebieg i poszczególne etapy. Możesz poprosić o powtórzenie instrukcji, a na pewno powinieneś czy powinnaś zapytać się czy wszystko jest jasne zrozumiałe i oczywiste. Przygotuj się też na litanię pytań. Bo nierzadko zdarza się tak, że odpowiedź na pytanie czy rozumiecie jest pozytywna, natomiast w kilka sekund później pojawiają się nieśmiało podniesione ręce i padają pytania o rzeczy które nawet Tobie mogą wydawać się niezwykle proste i zrozumiałe. Jak banalne pytanie by nie było, podejdź do każdego z taką samą uwagą i szacunkiem. Upewnij się że każdy wie jaką ma pełnić rolę. Staraj się unikać zbyt ogólnych komunikatów, np. „Po prostu odegrajcie rozmowę” – zawsze określ, jakie elementy mają być uwzględnione.

NIestety chaos w instrukcjach może prowadzić do frustracji i dezorientacji uczestników. Dlatego jeśli widzisz, że ktoś nie rozumie zadania, zatrzymaj się i wyjaśnij to jeszcze raz.

Wulkan emocji

Scenki potrafią być pełne różnych emocji. Od euforii aż po głębokie zażenowanie i wstyd. Przewiduj trudne emocje. To mogą być intensywne chwile szczególnie, jeśli dotyczą konfliktów lub sytuacji stresowych. Bądź otwarty i elastyczny. Jeśli widzisz, że ktoś jest zbyt zestresowany, bądź gotowa przerwać ćwiczenie. Zrób przerwę i porozmawiaj z uczestnikiem. Uznaj prawo uczestnika do wycofania się z ćwiczenia bez poczucia porażki czy straty. Dlatego podsumowuj każdą sesję. Zachęć do dzielenia się wrażeniami z ćwiczenia. Samemu też daj empatyczny feedback. Skoncentruj się na pozytywnych aspektach, ale też na obszarach do poprawy. Zauważyłem podczas szkoleń, że uczestnicy niechętnie odnoszą się do pozytywów, kiedy podsumowują swój występ. Często kiedy zaczynam podsumowanie pytaniem Co podobało Ci się w twoim występie. Co chcesz zachować, z czego jesteś dumna itp. uczestnicy często maja problem ze znalezieniem choćby jednej pozytywnej rzeczy. Zatrzymaj się i zmuś uczestnika, żeby o tej chociaż jednej pozytywnej rzeczy pomyślał i wyartykułował.

Podczas szkoleń, nie tylko przy okazji ćwiczeń sytuacyjnych korzystam z jednego modelu udzielania informacji zwrotnej. Piszę o tym w innej notce, więc jeżeli jesteś ciekawa, czy ciekawy zapraszam do lektury.

Słuchaj, obserwuj, reaguj

Wracając do scenek pamiętaj by być elastycznym. Obserwuj grupę. Jeśli widzisz, że ćwiczenie nie przebiega zgodnie z założeniami, modyfikuj je na bieżąco. Na przykład skróć scenariusz, zmień role lub zaproponuj inne podejście. Przy sytuacjach trudnych użyj humoru to pomoże rozładować napięcie Pamiętaj jednak, by unikać żartów kosztem uczestników.

Zawsze podsumowuj ćwiczenie. Omów przebieg ćwiczenia. To niezwykle ważne zwłaszcza przy wersji pracy w trójkach, gdzie defacto nikt nie miał możliwości usłyszeć jak przebiegały wszystkie rozmowy. Moderuj dyskusję motywując uczestników do odpowiedzi na kilka pytań

Zawsze podkreślaj, że nawet błędy są wartościowe, bo uczymy się na ich podstawie. Dlatego ważne by uczestnicy skupili się na procesie, a nie wyłącznie na końcowym efekcie. To nie jest konkurs. Nie biją się o złotą patelnię, więc mogą skupić się na wyszlifowaniu konkretnej umiejętności. Tak jak Lewandowski ćwiczy rzuty karne, a Iga Świątek backhand.

Na koniec dodam jeszcze by nie przeciągać sesji. Zbyt długie ćwiczenie może prowadzić do zmęczenia i spadku koncentracji grupy. Lepiej zostawić uczestników z lekkim niedosytem niż zmęczyć ich rozciągniętym zadaniem.

Co robić i czego nie robić

Podsumowanie

Dobrze przygotowane i przeprowadzone ćwiczenie sytuacyjne przyniesie nie tylko korzyści merytoryczne, ale też zbuduje zaufanie uczestników do Twojego warsztatu trenerskiego. Pamiętaj o dobraniu odpowiedniej formy do liczebności grupy czy możliwości logistycznych. Czy będzie to scenka w wersji reżyserskiej czy transmisja z sali obok pamiętaj o instrukcjach, monitorowaniu czasu i emocji oraz o konstruktywnej informacji zwrotnej. Jeżeli jeszcze nie włączyłaś czy włączyłeś scenek do swojego trenerskiego warsztatu zrób to jak najszybciej. Pamiętaj, że nie musisz przygotwać perfekcyjnej sesji za pierwszym razem. To takie narzędzie które rozwijasz z czasem i zapewniam Cię szybko je polubisz bo jest niezwykle efektywne i efektowne.