Efekt skali w szkoleniach

Wiecie co jest najgorsze w środku nocy? Najgorsze w środku nocy, w w tej niezmierzonej ciszy jest seria pingujących powiadomień z naszego smartfona. Jeżeli właśnie jesteście na etapie sprzedaży swojego kursu, to ten dźwięk, może być dźwiękiem radości, ale i wielkiego strachu.

Monika, doświadczona trenerka, od lat z prowadziła warsztaty online. Zaczynała, jak każdy, od pojedynczych konsultacji. Potem zaczęła organizować mastermindy w małych grupach gdzie poświęcała uwagę każdemu uczestnikowi. Elastyczność w dopasowaniu do ich potrzeb nierzadko zadziwiała ją samą. Była skuteczna, robiła to dobrze i z czasem, dzięki rosnącej liczbie zadowolonych klientów zyskiwała coraz to większą popularność. Nie sposób było tego nie zauważyć i Monika postanowiła zrobić kolejny krok w karierze. Przygotowała kurs. Kurs tak jak początki jej przygody z wirtualną edukacją miał być kameralny. Nie wiadomo jednak dlaczego stał się hitem. Czy było to efektem dobrzej przemyślanej kampanii reklamowej, a może po prostu już była niezwykle popularną influenserką w swojej działce. Tego nie była w stanie tej nocy określić.

Z początku była zachwycona – liczba uczestników przerosła jej najśmielsze oczekiwania. Telefon pikał jak szalony. Ledwo co udało jej się zmrużyć oczy.

Jednak już następnego poranka, zamiast cieszyć się sukcesem, Monika zaczęła dostrzegać, że ta sytuacja wymyka jej się spod kontroli.

Skrzynka mejlowa , w kolejnych dniach pękała w szwach od wiadomości. Każdy uczestnik miał pytania, chciał skonsultować postępy, poprosić o dodatkowe materiały. Monika miała wrażenie, że jej lista zadań z dnia na dzień się zwiększa, zamiast zmniejszać. Zaczęło ją to najzwyczajniej w świecie przygniatać. Wieczorami siadała przy komputerze, odpisując na mejle i sprawdzając zadania, ale im więcej czasu na to poświęcała, tym bardziej zdawała sobie sprawę, że brakuje jej przestrzeni na rzeczy najważniejsze – indywidualne podejście.

“Czy to właśnie oznacza sukces?” – myślała, przecierając zmęczone oczy po kolejnej nieprzespanej nocy. Zaczęła się zastanawiać, jak to możliwe, że coś, co miało przynieść radość i satysfakcję, stało się źródłem stresu i przytłoczenia.

To musi się zmienić. Ja tak dalej nie pociągnę. A za moment uczestnicy się zorientują, że nie dowożę co obiecałam i zaraz zacznie się fala powszechnych zwrotów i spektakularnej porażki.Monika pojęła, że to ostatnia chwila na znalezienie rozwiązania. Tylko od czego tu zacząć. Wirtualna asystentka? Automatyzacja procesów? Ograniczenie liczby uczestników?

Cokolwiek to będzie jedno jest pewne. To musi zadziać się tu i teraz.

Fundamenty

Co zrobić by nie wpaść jak śliwka w kompot tak jak Monika? Warto zacząć od fundamentów. Zaś fundamentem szkoleń są cele. To jest podstawowe pytanie jakie musimy sobie zadać zanim zaczniemy projektować program. Jest to istotne ze względu na wiele elementów. Przede wszystkim dobieramy odpowiednie narzędzia, planujemy aktywności ustalamy czas działania. To jest niezwykle istotne, i jeżeli ciekawi Cię ten temat, to zapraszam do mojego wpisu o celach szkoleniowych. dzisiaj natomiast dzisiaj chciałbym Ci zaproponować trochę inny podział projektów szkoleniowych. Nie ze względu na cele szkolenia ale na sposób w jaki nawiązujesz relację ze swoimi słuchaczami. Patrząc z tej perspektywy możesz zorganizować trzy typy szkoleń. Zrobię to za ciebie, zrobię to z tobą, oraz zrobisz to sam.

Zrobię to za ciebie

To jest model w którym dowozisz swoim kursantom cały warsztat. Pakiet teoretyczny w postaci solidnych materiałów do czytania, słuchania czy oglądania. Do tego pakiet narzędzi do wykorzystania tej wiedzy w praktyce. Kalkulatory, formularze, wzory umów czy dostęp do serwisu. Uczestnik szkolenia uczy się w swoim tempie, jedyną osobą która monitoruje postępy i dyscyplinuje do nauki jest ona sama, lub on sam. Ty jako nauczyciel bierzesz udział w procesie w najmniejszym możliwym zakresie. Co często ogranicza się do rozwiązywania problemów technicznych, formalnych czy finansowych. Wystawiania faktur i udzielania dostępów. Wszelkie merytoryczne problemy rozwiązywane są w konkretnych lekcjach w kursie lub w zakładce FAQ. Twoja obecność ogranicza się głównie do zdjęcia w nagłówku głównej strony kursu.

Zrobię to z tobą

Przedsięwzięcie zrobię to z tobą od strony merytorycznej może wyglądać bardzo podobnie. Dowozisz zestaw teorii wraz z narzędziami, ale logistyka jest już ociupinkę inna. Szkolenie ma swoje ramy czasowe. Lekcje są publikowane cyklicznie. Kontakt z tobą jako instruktorem jest dużo większy i relacja ma głębszy charakter. Jesteś ostatnią deską ratunku a uczestnicy zwracają się do ciebie w każdej sprawie związanej z treścią szkolenia. Może mieć to charakter indywidualnych konsultacji, albo regularnych sesji mastermindowych. Może mieć to tez wymiar ciągły. Przy wykorzystaniu takich serwisów jak Circle czy Discord, czy nawet Facebook, w utworzonych kursowych grupach możesz prowadzić częstą i nieregularną komunikację z kursantami. Odpowiadać na bieżące potrzeby i pomagać uczestnikom w ich kursowych zmaganiach.

Zrobisz to sam

Ta forma edukacyjna wymaga od ciebie najmniejszego zaangażowania. Tak naprawdę odgrywasz tutaj rolę mentora, czy nawet coacha, który wspiera w ograniczonym zakresie. Kontakty ze studentami odbywają się jedynie w postaci indywidualnych konsultacji, a odpowiedzialność za przejście z punktu A do B leży niemal w całości po stronie kursanta. Ty oferujesz jedynie swój czas i swoją eksperckość w temacie. Problem przynosi ze sobą twój klient, mapę dotarcia do skarbu (rozwiązania problemu) szkicuje twój klient i też samodzielnie nią podąża. Ty monitorujesz jedynie podczas cyklicznych spotkań czy nawigator odrobił pracę domową i czy konieczna jest korekta kursu.

Zerknijmy sobie teraz na plusy i minusy, gdzie skalowanie ma sens i powinniśmy je procesować, a gdzie warto było by się wstrzymać

Pros

Wśród niewątpliwych plusów skalowania mamy zwiększenie dostępności naszej oferty. Większa skala to dotarcie do szerszego audytorium, do większej liczby klientów. I to co najważniejsze lokalizacja nie będzie barierą. Skalowanie biznesu szkoleniowego to szansa na odkrycie nowych rynków i zaistnienie na nich. Mam tu na myśli lokalizacje w kraju, do których nie miałaś szansy dotrzeć ze swoją propozycją, jak i rynki poza Polską. Nie jest to rzecz jasna proces łatwy, ale w części przypadków przygotowanie oferty na rynek międzynarodowy jest de facto kulturowo-językową adaptacją produktów i usług szkoleniowych które już masz przygotowane.

Niższe koszty

Skalowanie powoduje zmniejszenie kosztów operacyjnych. Zarówno ze względu na rezygnację z fizycznych lokalizacji czy ograniczenie kosztów podróży i zakwaterowania. Wyskalowanie szkoleń idzie w parze z elastycznością. Oferowanie klientom szkoleń różnych formatach, tj elearning, czy różne hybrydowe konstrukcje łączące świat stary z nowym może przyciągnąć nowych i różnorodnych klientów. Co w przypadku ciągłego wzrostu zapotrzebowania na szkolenia będzie prowadziło do rozwoju biznesu. Elastyczność może się przejawiać również w udziale w aktualnej fazie rewolucji przemysłowej. Niemalże codziennie widzimy jak świat technologii i innowacji robi małe kroczki na ścieżce postępu. Od czasu do czasu pojawiają się ogromne tąpnięcia, jak ostatnimi czasy sztuczna inteligencja czy wirtualna rzeczywistość. To otwiera możliwości wzbogacenia doświadczeń szkoleniowych, a wsparcie i współpraca z globalnymi dostawcami usług edukacyjnych może zwiększyć zasięg i prestiż oferty.

Technologia i innowacje to nie tylko rozwój nowego biznesu, ale również usprawnianie istniejącego. Służyć temu mogą zautomatyzowane procesy Wdrożenie samosterującej i bezobsługowej sekwencja zdarzeń znacznie ułatwia prowadzenie biznesu szkoleniowego. Zautomatyzowanie niektórych elementów szkoleń, takich jak testy, monitorowanie postępów uczestników, czy obsługa posprzedażowa taka jak wysyłanie faktur czy zaświadczeń w dużej mierze oszczędza czas, koszty i zwalnia głowę od odpowiedzialności na te procesy.

Na koniec dnia, mniejsze koszty, łatwe zwiększanie liczby uczestników bez konieczności proporcjonalnego wzrostu zasobów prowadzi do zwiększenia zysków. A na tym nam przecież zależy.

Cons

Pamiętajcie moi drodzy, że jak mawiał klasyk, ważne by plusy nie przesłoniły nam minusów, a ja tutaj rozpisałem się niezwykle optymistycznie, a jednak słabych stron tego przedsięwzięcia możemy trochę wyliczyć.

Przede wszystkim minusy skalowania wiążą się z budowaniem relacji z uczestnikami. Większa liczba uczestników może utrudnić dostosowanie treści szkoleniowych do indywidualnych potrzeb. Trudności w personalizacji mogą doprowadzić to tego, że twoje szkolenia nie będą „uszyte na miarę” a zmontowane z prefabrykatów. To dla części odbiorców może stanowić czynnik osłabiający chęć zakupu i przejścia przez szkolenie.

Czas jaki masz do dyspozycji to 960 minut dziennie. W większych grupach mogą pojawiać się trudności i ograniczenia w bezpośrednim kontakcie z uczestnikami. Pytania zadawane przez uczestników będą w nieskończoność się powtarzać. Zmęczona ciągłym odpowiadaniem tego samego na te same pytania podejmiesz decyzję o przygotowaniu strony FAQ. Będzie to oczywiście całkowicie zrozumiałe i rozsądne rozwiązanie. Wszak po to mamy automatyzację. Niemniej mur między tobą a uczestnikami będzie rósł. Duże grupy to też ryzyko spadku zaangażowania. Wirtualne środowiska nie sprzyjają pełnemu zaangażowaniu uczestników. Jest to doskonale widoczne zwłaszcza przy większych grupach. Wirtualne pokoje są zbudowane na solidnych fundamentach wspartych wirtualnymi filarami, za które schować się można niezwykle zręcznie. Skuteczność takich szkoleń nie będzie wysoka.

Pisałem wyżej, że szkolenia online to mniejsze koszty, ale tak jak apetyt rośnie w miarę jedzenia tak i do niskich kosztów jesteśmy się w stanie szybko przyzwyczaić, a pokusy cięcia kosztów pozbyć się nie jest łatwo. Poza tym chęć dorównania konkurencji będzie tworzyła presję na korzystanie z niezwykle drogich i niekoniecznie potrzebnych rozwiązań. Czy to będzie wynajęcie studia, czy nawet wdrożenie i utrzymanie platform e-learningowych i innych narzędzi cyfrowych może być kosztowne.

Nie będę pisał o konkurencji jako o słabej stronie, bo jest to rzecz oczywista, ale coraz większa liczba firm czy pojedynczych trenerów oferuje zdalne szkolenia. To zdecydowanie zwiększy presję cenową.

Przepisy, technologie itp.

Rozwijanie biznesu szkoleniowego zwłaszcza poza granicami kraju, może się wiązać ze znajomością przepisów. Standardy ochrony danych osobowych, praw autorskich, czy innych mogą wymagać od ciebie dodatkowych inwestycji i dostosowań.

Skalowanie szkoleń online to uzależnienie się od technologii. W czasach przed onlineową rewolucją zdarzało mi się prowadzić szkolenia w salach gdzie zdarzały przerwy w dostawie prądu, bywały awarie sprzętów, komputera czy rzutnika. Mając grupę chętną do nauki przed sobą, flipczart na stojaku i zestaw kolorowych mazaków w kuferku, bez problemu kontynuowałem szkolenie. Dzisiaj najmniejsza nawet awaria, problemy z dostępem do internetu czy inne kwestie techniczne mogą skutecznie zakłócić, a nawet przerwać proces szkoleniowy.

Wspomniana już wysoka konkurencja i różnice prawne czy kulturowe zmuszają nas do ciągłego monitorowania poziomu popytu na nasze usługi. Różne zmiany w preferencjach klientów, np. powrót do szkoleń stacjonarnych, mogą zmniejszyć popyt na szkolenia zdalne.

Skalować czy nie

To prowadzi nas do pytania czy skalować czy nie. Odpowiedź jest oczywiście jedna. Tak. Skalować. Natomiast jak mocno możemy wyskalować dany projekt zależy do której kategorii, ze wspomnianych we wstępie należy.

Najprościej jest z modelem „zrobię to za ciebie”. W tym przypadku nie ma żadnych istotnych barier, które mogłyby cie powstrzymać przed rozwinięciem skrzydeł. Oczywiście są tam i słabe strony, o których pisałem. Niemniej świadomość tychże stron może pomóc nam przygotować się do tego i przy odpowiednich nakładach pracy czy kapitału jesteś w stanie wypłynąć na szerokie wody i czerpać korzyści z większej skali.

Nie można tego powiedzieć o dwóch pozostałych modelach. Zarówno w przypadku „zrobię to z tobą” jak i w przypadku „zrobisz to sam”, główną barierą która stawia tamę skali jest czas. W jednym i w drugim przypadku na obsługę swoich klientów poświęcasz cenne zasoby z woreczka z 960 minutami jaki masz do dyspozycji każdego dnia. Ani mniej, ani więcej. Czas nie jest z gumy i musisz podjąć decyzję z czego jesteś w stanie zrezygnować. W przypadku mentoringu liczba osób którymi się opiekujesz też nie może być zbyt duża, bo nie będziesz w stanie zaopiekować się cała grupą i wszystkimi z osobna. W przypadku kursów kohortowych limity osób są rzecz jasna większe. Natomiast czasu masz tyle samo i jeżeli uczysz ludzi pisać opowiadania, albo kręcić rolki na social media, to musisz zaplanować czas który poświęcisz na opiniowanie prób i błędów twoich kursantów

Podsumowanie

Podsumowując, skalowalność w szkoleniach online otwiera przed tobą trenerze/rko wiele możliwości, takich jak dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, obniżenie kosztów oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii. Jednak warto pamiętać, że nie zawsze większa skala oznacza lepszą jakość. Kluczowym wyzwaniem pozostaje znalezienie równowagi między dostępnością a utrzymaniem wysokiego poziomu zaangażowania uczestników i indywidualizacji treści. Ostatecznie, to przemyślane podejście do projektowania skalowalnych szkoleń zdecyduje o ich sukcesie – zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. A jak ty to widzisz? Skomentuj proszę tutaj bądź na mediach społecznościowych. Możesz też do mnie napisać.